Ponowne zatrudnienie pracownika na inne stanowisko a limit umów: ryzyka prawne w praktyce

Elastyczność zatrudnienia to jeden z kluczowych aspektów zarządzania nowoczesnym przedsiębiorstwem. Pracodawcy często stają przed dylematem, jak optymalnie ułożyć relacje prawne z pracownikiem, który po pewnym czasie wraca do firmy lub zmienia swoją ścieżkę zawodową w ramach tej samej organizacji. Szczególne wątpliwości budzi sytuacja, w której dochodzi do ponownego zatrudnienia tej samej osoby, ale na zupełnie inne stanowisko pracy. Pojawia się wówczas kluczowe pytanie: czy zmiana charakteru wykonywanej pracy, zakresu obowiązków oraz stanowiska pozwala na ponowne liczenie ustawowych limitów dotyczących umów na czas określony? W praktyce działów kadr i płac błędne założenie, że nowe stanowisko oznacza nowy limit, jest jednym z najczęściej popełnianych błędów, który niesie za sobą poważne konsekwencje prawne i finansowe.

Zasada limitowania umów terminowych w polskim prawie pracy

Aby w pełni zrozumieć ryzyka związane z ponownym zatrudnieniem, należy najpierw odwołać się do podstawowych regulacji Kodeksu pracy regulujących zatrudnienie terminowe. Zgodnie z art. 25(1) Kodeksu pracy, okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy. Dodatkowo, łączna liczba tych umów nie może być większa niż trzy. Jest to tak zwana zasada 33 i 3, która ma na celu przeciwdziałanie nadużywaniu terminowych stosunków pracy przez pracodawców i zapewnienie pracownikom odpowiedniej stabilności zatrudnienia.

Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów – bądź to limitu czasu (33 miesiące), bądź limitu liczby umów (maksymalnie 3 umowy) – skutkuje automatycznym przekształceniem umowy terminowej w umowę na czas nieokreślony. Co istotne, przekształcenie to następuje z mocy samego prawa (ex lege) od dnia następującego po upływie 33-miesięcznego okresu lub od dnia zawarcia czwartej umowy na czas określony. Oznacza to, że żadna ze stron nie musi składać dodatkowych oświadczeń woli, a pracownik uzyskuje pełną ochronę przed zwolnieniem charakterystyczną dla bezterminowego stosunku pracy. Przepisy te zostały wprowadzone w celu dostosowania polskiego prawa do dyrektywy unijnej dotyczącej pracy na czas określony, która nakłada na państwa członkowskie obowiązek zapobiegania nadużyciom wynikającym z wykorzystywania kolejnych umów o pracę zawieranych na czas określony.

Tożsamość stron stosunku pracy a zmiana stanowiska

Kluczowym elementem konstrukcji art. 25(1) Kodeksu pracy jest sformułowanie mówiące o umowach zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy. Ustawodawca powiązał limity zatrudnienia terminowego bezpośrednio z podmiotami umowy, czyli konkretnym pracodawcą i konkretnym pracownikiem. Przepisy prawa pracy nie uzależniają biegu tych limitów od rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanego stanowiska, działu w strukturze organizacyjnej firmy czy nawet miejsca świadczenia pracy.

Oznacza to, że jeśli pracodawca zatrudnia ponownie tę samą osobę, nawet na zupełnie inne stanowisko (na przykład uprzednio pracownik był zatrudniony jako pracownik fizyczny w magazynie, a obecnie ma objąć stanowisko specjalisty ds. obsługi klienta), to w świetle prawa nadal mamy do czynienia z tymi samymi stronami stosunku pracy. Nowa umowa o pracę, mimo że dotyczy zupełnie innych obowiązków, będzie zaliczana do limitu trzech umów oraz limitu 33 miesięcy. Zmiana stanowiska pracy nie powoduje otwarcia nowego limitu ani nie przerywa biegu dotychczasowego. Wszelkie próby argumentacji, że zmiana charakteru pracy tworzy nowy stosunek prawny podlegający odrębnemu limitowaniu, są konsekwentnie odrzucane przez Państwową Inspekcję Pracy oraz sądy pracy.

Warto również zwrócić uwagę na sytuację dużych grup kapitałowych. Jeśli pracownik zostaje zatrudniony przez inną spółkę z tej samej grupy, formalnie zmienia się pracodawca, co oznacza, że limity zaczynają biec od nowa. Jednakże w sytuacjach, gdy przeniesienie pracownika między spółkami ma charakter pozorny i służy jedynie obejściu przepisów o limitach umów terminowych, sąd pracy może uznać takie działanie za nadużycie prawa i nakazać traktowanie zatrudnienia jako ciągłego u jednego pracodawcy.

Czy przerwa w zatrudnieniu ma wpływ na limity?

Wielu pracodawców żywi błędne przekonanie, że odpowiednio długa przerwa pomiędzy umowami pozwala na ponowne liczenie limitów od zera. Przed nowelizacją Kodeksu pracy z 2016 roku istniała reguła, zgodnie z którą przerwa przekraczająca 3 miesiące pozwalała na ponowne zawieranie umów terminowych bez uwzględniania poprzednich okresów. Obecnie przepisy te już nie obowiązują.

W aktualnym stanie prawnym żadna przerwa w zatrudnieniu – czy to trwająca miesiąc, rok, czy nawet kilka lat – nie powoduje wyzerowania licznika umów na czas określony. Jeśli pracownik był zatrudniony w firmie na podstawie dwóch umów na czas określony, a następnie odszedł z pracy i powrócił do tego samego pracodawcy po kilku latach, kolejna zawarta umowa na czas określony będzie jego trzecią umową. Pracodawca będzie mógł zawrzeć jeszcze tylko tę jedną umowę terminową, a jej czas trwania (wraz z poprzednimi umowami) nie będzie mógł przekroczyć łącznego limitu 33 miesięcy. Każda kolejna umowa (czwarta) automatycznie stanie się umową na czas nieokreślony. Oznacza to, że historia zatrudnienia pracownika w danej firmie towarzyszy mu przez cały czas i musi być skrupulatnie badana przez dział kadr przy każdym ponownym nawiązaniu stosunku pracy.

Wyjątki od limitów – kiedy ograniczenia nie obowiązują?

Kodeks pracy przewiduje nieliczne sytuacje, w których limity 33 miesięcy i 3 umów nie mają zastosowania. Zostały one enumeratywnie wymienione w art. 25(1) § 4 Kodeksu pracy. Limity te nie dotyczą umów o pracę zawartych na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym, w celu wykonywania pracy przez okres kadencji, a także w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie. Aby móc skorzystać z wyłączenia ze względu na obiektywne przyczyny, pracodawca musi wykazać, że zawarcie kolejnej umowy terminowej ponad limit służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy. Ponadto o zawarciu takiej umowy należy zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia. Samo powołanie się na zmianę stanowiska pracy nie stanowi obiektywnej przyczyny w rozumieniu tego przepisu i nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przestrzegania limitów.

Umowa na okres próbny jako alternatywa przy zmianie stanowiska

Często pomijanym, a niezwykle przydatnym instrumentem prawnym w przypadku ponownego zatrudnienia na inne stanowisko jest umowa na okres próbny. Zgodnie z art. 25 § 3 Kodeksu pracy, ponowne zawarcie umowy na okres próbny z tym samym pracownikiem jest dopuszczalne, jeżeli pracownik ma być zatrudniony do wykonywania innego rodzaju pracy. Zmiana stanowiska i zakresu obowiązków stanowi zatem idealną przesłankę do zastosowania tego rozwiązania.

Co najważniejsze dla pracodawcy, umowa na okres próbny nie wlicza się do limitu trzech umów na czas określony ani do limitu 33 miesięcy. Pozwala ona na bezpieczne zweryfikowanie kwalifikacji pracownika w nowych realiach zawodowych przez okres do 3 miesięcy (z możliwością przedłużenia w ściśle określonych przypadkach o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności). Dopiero po zakończeniu okresu próbnego pracodawca może podjąć decyzję o zawarciu umowy na czas określony, pamiętając jednak, że ta kolejna umowa będzie już podlegać ogólnym limitom i musi uwzględniać historię wcześniejszych umów terminowych zawartych z tym pracownikiem.

Ryzyka prawne i finansowe dla pracodawcy przy próbach obchodzenia przepisów

Naruszenie przepisów o limitach umów terminowych wiąże się dla pracodawcy z poważnymi konsekwencjami prawnymi, organizacyjnymi i finansowymi. Najważniejsze ryzyka to:

Automatyczne przekształcenie umowy z mocy prawa: Pracownik, którego umowa przekroczyła limity, może w każdym czasie żądać potwierdzenia, że jego stosunek pracy ma charakter bezterminowy. Przekształcenie to następuje automatycznie, co oznacza, że pracodawca nie może jednostronnie przywrócić terminowego charakteru zatrudnienia.
Spór przed sądem pracy: Sąd pracy, badając sprawę z powództwa pracownika o ustalenie istnienia stosunku pracy na czas nieokreślony, ocenia rzeczywisty stan faktyczny. Jeśli sąd ustali, że doszło do przekroczenia limitów, orzeknie o istnieniu stosunku pracy na czas nieokreślony. Dla pracodawcy oznacza to konieczność stosowania długich okresów wypowiedzenia oraz konieczność wskazania uzasadnionej przyczyny przy ewentualnym rozwiązaniu umowy, co znacznie utrudnia rozstanie się z pracownikiem.
Odpowiedzialność za wykroczenia: Zawarcie umowy o pracę na czas określony z naruszeniem art. 25(1) Kodeksu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Jest ono zagrożone karą grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. Grzywna ta może zostać nałożona bezpośrednio na osobę działającą w imieniu pracodawcy (np. kierownika działu HR lub członka zarządu) przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy podczas kontroli.

Praktyczny przykład (Case Study)

Aby zobrazować omawiany mechanizm, posłużmy się praktycznym przykładem. Spółka XYZ zatrudniła pana Tomasza na stanowisku młodszego specjalisty ds. logistyki na podstawie umowy na czas określony od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 r. (12 miesięcy – pierwsza umowa). Następnie strony podpisały kolejną umowę na czas określony od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2022 r. (12 miesięcy – druga umowa). Po tym okresie pan Tomasz odszedł z firmy i podjął pracę u innego pracodawcy.

Po dwuletniej przerwie, od 1 stycznia 2025 r., Spółka XYZ postanowiła ponownie zatrudnić pana Tomasza, ale tym razem na stanowisku kierownika działu zakupów. Dział kadr, stojąc na błędnym stanowisku, że zmiana stanowiska i długa przerwa resetują limity, przygotował umowę na czas określony na okres od 1 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2026 r. (24 miesiące).

Jak wygląda ocena prawna tej sytuacji? Nowa umowa jest trzecią umową na czas określony między tymi samymi stronami, więc limit ilościowy (do 3 umów) nie został przekroczony. Jednakże, sumując okresy zatrudnienia terminowego: pierwsza umowa (12 miesięcy) + druga umowa (12 miesięcy) + trzecia umowa (24 miesiące) = 48 miesięcy. Łączny limit 33 miesięcy został przekroczony o 15 miesięcy. W efekcie, dokładnie w dniu, w którym łączny czas trwania umów przekroczył 33 miesiące (czyli po upływie 9 miesięcy trwania trzeciej umowy, tj. z dniem 30 września 2025 r.), umowa pana Tomasza z mocy prawa przekształciła się w umowę na czas nieokreślony. Jeśli pracodawca spróbuje zakończyć współpracę z dniem 31 grudnia 2026 r., powołując się na upływ terminu umowy, pan Tomasz będzie mógł skutecznie odwołać się do sądu pracy, żądając przywrócenia do pracy lub odszkodowania za niezgodne z prawem rozwiązanie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Jak bezpiecznie zarządzać ponownym zatrudnieniem? Procedura krok po kroku

Pracodawcy, którzy chcą uniknąć kosztownych błędów i sporów sądowych, powinni wdrożyć rzetelne procedury weryfikacji historii zatrudnienia kandydatów. Przed podpisaniem nowej umowy należy każdorazowo wykonać następujące kroki:

Krok 1: Weryfikacja tożsamości stron w systemie kadrowym. Przed złożeniem oferty zatrudnienia należy sprawdzić, czy kandydat był już kiedykolwiek zatrudniony w firmie lub u jej poprzednika prawnego (np. w przypadku przejęcia zakładu pracy w trybie art. 23(1) KP).
Krok 2: Analiza historii zatrudnienia. Należy dokładnie zliczyć liczbę dotychczasowych umów na czas określony oraz zsumować czas ich trwania. Należy pamiętać, że umowy na okres próbny oraz umowy cywilnoprawne (np. zlecenie) nie wliczają się do limitu 33/3.
Krok 3: Ocena charakteru nowej pracy. Jeśli pracownik ma wykonywać inne obowiązki, warto rozważyć zawarcie umowy na okres próbny, która pozwoli na ocenę jego przydatności bez uszczuplania limitów umów terminowych.
Krok 4: Podjęcie decyzji o rodzaju umowy. Jeśli limity are na wyczerpaniu, a pracodawca chce kontynuować współpracę, jedynym bezpiecznym rozwiązaniem jest zawarcie umowy na czas nieokreślony.

Podsumowanie i rekomendacje

Ponowne zatrudnienie pracownika na inne stanowisko nie stanowi podstawy do ponownego liczenia limitów umów na czas określony. Polskie prawo pracy w sposób bezwzględny chroni pracowników przed nadużywaniem zatrudnienia terminowego, wiążąc limity bezpośrednio z tożsamością stron stosunku pracy, a nie z rodzajem wykonywanych obowiązków. Każda próba obejścia tych przepisów, na przykład poprzez sztuczne dzielenie zatrudnienia lub powoływanie się na zmianę stanowiska, naraża pracodawcę na automatyczne przekształcenie umowy w bezterminową, spory przed sądem pracy oraz dotkliwe kary finansowe ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Bezpieczeństwo prawne firmy wymaga pełnej świadomości tych regulacji i rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej.