Okres wypowiedzenia kilka umów u jednego pracodawcy krok po kroku w postępowaniu

Rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem to jedna z najczęstszych procedur realizowanych w ramach prawa pracy. Choć zasady rozliczania okresów wypowiedzenia wydają się jasne, sytuacja komplikuje się, gdy pracownik był zatrudniony u jednego pracodawcy na podstawie kilku kolejnych umów o pracę, pomiędzy którymi występowały przerwy. W praktyce kadrowej oraz w orzecznictwie sądów pracy wielokrotnie pojawiało się pytanie, czy do stażu pracy, od którego zależy długość okresu wypowiedzenia, należy wliczać okresy poprzedniego zatrudnienia u tego samego pracodawcy. Odpowiedź na to pytanie ma kluczowe znaczenie zarówno dla pracownika, który chce chronić swoje prawa, jak i dla pracodawcy, który dąży do uniknięcia kosztownych błędów proceduralnych mogących skutkować procesem przed sądem pracy.

1. Istota problemu: Staż pracy a kilka umów u jednego pracodawcy

Długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony oraz na czas nieokreślony jest bezpośrednio uzależniona od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, okresy te wynoszą odpowiednio: 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy; 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy; 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata. Problem pojawia się w momencie, gdy zatrudnienie nie miało charakteru ciągłego, lecz składało się z kilku odrębnych umów o pracę. Pracodawcy często błędnie zakładają, że każda nowa umowa o pracę „zeruje” dotychczasowy staż pracy, a okres wypowiedzenia powinien być liczony wyłącznie od momentu zawarcia ostatniego kontraktu. Taka interpretacja jest jednak niezgodna z obowiązującym prawem i ugruntowaną linią orzeczniczą sądów powszechnych oraz Sądu Najwyższego.

2. Zasada sumowania okresów zatrudnienia

W polskim prawie pracy obowiązuje jednolita zasada, zgodnie z którą przy ustalaniu okresu wypowiedzenia umowy o pracę wlicza się wszystkie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy. Oznacza to, że bez względu na to, jak długie były przerwy między poszczególnymi umowami o pracę oraz jaki był powód rozwiązania wcześniejszych kontraktów, wszystkie te okresy podlegają zsumowaniu. Zasada ta ma zastosowanie zarówno do umów na czas określony, jak i na czas nieokreślony. Co istotne, do stażu pracy wlicza się także okresy zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę na zasadach określonych w art. 23[1] Kodeksu pracy, a także w innych przypadkach, gdy na mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca stał się następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę. Sumowanie to ma charakter bezwzględny, co oznacza, że strony stosunku pracy nie mogą w umowie o pracę postanowić inaczej na niekorzyść pracownika.

Kluczowe znaczenie dla ujednolicenia praktyki stosowania przepisów o sumowaniu stażu pracy miała uchwała Sądu Najwyższego z dnia 15 stycznia 2003 r. (sygn. akt III PZP 20/02). Sąd Najwyższy rozstrzygnął w niej jednoznacznie, że przy ustalaniu okresu wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy podlegają zsumowaniu, nawet jeśli pomiędzy nimi występowały przerwy. Przed wydaniem tej uchwały w doktrynie istniały spory, czy przerwy w zatrudnieniu (zwłaszcza te dłuższe) nie powinny przerywać ciągłości stażu pracy na potrzeby wypowiedzenia. Sąd Najwyższy stanął jednak na stanowisku ochrony praw pracowniczych, wskazując, że ustawodawca w art. 36 § 1 Kodeksu pracy posłużył się sformułowaniem „okres zatrudnienia u danego pracodawcy”, a nienie „okres trwania ostatniego stosunku pracy”. Tym samym, każda próba pominięcia wcześniejszych umów przez pracodawcę stanowi bezpośrednie naruszenie prawa pracy.

3. Krok po kroku: Procedura ustalania okresu wypowiedzenia

Prawidłowe przeprowadzenie procedury ustalenia okresu wypowiedzenia w przypadku wielu umów wymaga skrupulatności i przejścia przez kilka kluczowych etapów. Poniżej znajduje się szczegółowy poradnik krok po kroku, jak należy postępować w takiej sytuacji.

Krok 1: Analiza historii zatrudnienia i zgromadzenie dokumentacji akt osobowych

Pierwszym krokiem, który musi wykonać zarówno pracodawca przygotowujący wypowiedzenie, jak i pracownik weryfikujący jego prawidłowość, jest dokładna analiza akt osobowych. Należy zidentyfikować wszystkie umowy o pracę, jakie kiedykolwiek łączyły strony. Ważne jest zweryfikowanie dat rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych stosunków pracy. Na tym etapie należy również sprawdzić, czy nie zachodziły okoliczności wyłączające zaliczenie danego okresu do stażu pracy (np. okresy urlopu bezpłatnego, które co do zasady nie wliczają się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej).

Krok 2: Sumowanie wszystkich okresów zatrudnienia

Po zgromadzeniu danych należy zsumować wszystkie okresy, w których pracownik pozostawał w stosunku pracy u danego pracodawcy. Przykładowo, jeśli pracownik pracował na podstawie umowy na okres próbny przez 3 miesiące, następnie po roku przerwy został zatrudniony na czas określony na 2 lata, a po kolejnej przerwie zawarł umowę na czas nieokreślony, to jego łączny staż pracy u tego pracodawcy wynosi 2 lata i 3 miesiące. Przerwy w zatrudnieniu nie wpływają na fakt, że poprzednie okresy pracy muszą zostać uwzględnione przy obliczaniu stażu na potrzeby wymiaru okresu wypowiedzenia.

Krok 3: Przyporządkowanie zsumowanego stażu do ustawowych okresów wypowiedzenia

Mając precyzyjnie obliczony łączny staż pracy, należy odnieść go do progów ustawowych określonych w Kodeksie pracy. Przypomnijmy: staż poniżej 6 miesięcy oznacza 2-tygodniowy okres wypowiedzenia; staż od 6 miesięcy do poniżej 3 lat oznacza 1-miesięczny okres wypowiedzenia; staż wynoszący co najmniej 3 lata oznacza 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Warto pamiętać, że do stażu pracy wlicza się również sam okres wypowiedzenia aktualnej umowy. Może się zdarzyć sytuacja, w której w trakcie trwania okresu wypowiedzenia pracownik osiągnie wyższy próg stażowy (np. przekroczy 3 lata zatrudnienia). W takim przypadku, zgodnie z dominującym poglądem doktryny i orzecznictwa, długość okresu wypowiedzenia ustala się na dzień dokonania wypowiedzenia, jednak z uwzględnieniem faktu, że okres ten zakończy się już po przekroczeniu progu, co w niektórych sytuacjach może rodzić konieczność zastosowania dłuższego terminu.

Krok 4: Ustalenie terminu rozpoczęcia i zakończenia biegu wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca. Oznacza to, że wypowiedzenie złożone w trakcie miesiąca (np. 10 maja) przy okresie jednomiesięcznym zacznie swój bieg formalnie od pierwszego dnia kolejnego miesiąca (1 czerwca) i zakończy się z ostatnim dniem tego miesiąca (30 czerwca). Przy okresie dwutygodniowym, bieg wypowiedzenia kończy się zawsze w sobotę, co oznacza, że pełne dwa tygodnie muszą upłynąć od najbliższej niedzieli po złożeniu oświadczenia woli o wypowiedzeniu.

4. Postępowanie w przypadku sporu – rola sądu pracy

Jeżeli pracodawca błędnie określi okres wypowiedzenia (np. zastosuje okres jednomiesięczny zamiast trzymiesięcznego, pomijając wcześniejsze umowy), dochodzi do naruszenia przepisów o wypowiadaniu umów o pracę. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje szereg uprawnień procesowych, które może realizować przed sądem pracy.

Wniesienie odwołania do sądu pracy

Pracownik, który nie zgadza się z dokonanym wypowiedzeniem lub uważa, że zastosowano zbyt krótki okres wypowiedzenia, ma prawo wnieść odwołanie do sądu pracy. Termin na wniesienie odwołania wynosi 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę o pracę. Przekroczenie tego terminu bez usprawiedliwionej przyczyny może skutkować odrzuceniem pozwu, dlatego kluczowe jest szybkie działanie i precyzyjne sformułowanie żądań.

Roszczenia pracownika w postępowaniu sądowym

W przypadku zastosowania okresu wypowiedzenia krótszego niż wymagany, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu wymaganego, a pracownikowi przysługuje wynagrodzenie do czasu rozwiązania umowy. Pracownik może żądać przed sądem pracy: uznania wypowiedzenia za bezskuteczne (jeśli umowa jeszcze się nie rozwiązała), przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach (jeśli umowa uległa już rozwiązaniu) lub odszkodowania za niezgodne z prawem rozwiązanie umowy o pracę. Odszkodowanie to przysługuje w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, nie niższej jednak niż wynagrodzenie za okres wypowiedzenia.

Warto również przybliżyć przebieg samego postępowania przed sądem pracy. Pracownik, decydując się na wejście na drogę sądową, musi złożyć pozew do wydziału pracy właściwego sądu rejonowego. Co istotne dla pracowników, postępowanie w sprawach z zakresu prawa pracy jest w dużej mierze wolne od opłat sądowych. Zgodnie z ustawą o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, pracownik wnoszący pozew jest zwolniony z obowiązku uiszczania opłaty stosunkowej, chyba że wartość przedmiotu sporu przewyższa kwotę 50 000 złotych. W sprawach o ustalenie okresu wypowiedzenia lub odszkodowanie wartość przedmiotu sporu rzadko przekracza tę kwotę, co znacznie ułatwia pracownikom dochodzenie swoich praw bez ryzyka ponoszenia wysokich kosztów wstępnych.

W pozwie pracownik powinien precyzyjnie określić swoje żądanie. Jeśli umowa jeszcze się nie rozwiązała, najczęstszym żądaniem jest uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne. Jeśli jednak termin wypowiedzenia już upłynął i stosunek pracy uległ rozwiązaniu, pracownik może domagać się przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach albo odszkodowania. W praktyce sądy pracy najczęściej zasądzają odszkodowanie, zwłaszcza gdy powrót pracownika do zakładu pracy jest niemożliwy lub niecelowy z uwagi na konflikt z pracodawcą. Odszkodowanie to, zgodnie z art. 45 Kodeksu pracy, przysługuje w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, nie niższej jednak od wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. Warto również wskazać na art. 49 Kodeksu pracy, który stanowi, że w razie zastosowania okresu wypowiedzenia krótszego niż wymagany, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu wymaganego, a pracownikowi przysługuje wynagrodzenie do czasu rozwiązania umowy. Przepis ten działa z mocy samego prawa, co oznacza, że nawet bez wyroku sądu umowa formalnie trwa dłużej, jednak w praktyce pracodawcy rzadko dobrowolnie wypłacają to wynagrodzenie, co zmusza pracowników do wytoczenia powództwa.

Ciężar dowodu w postępowaniu sądowym

W procesie przed sądem pracy ciężar dowodu spoczywa co do zasady na pracodawcy, który musi wykazać, że dokonał wypowiedzenia zgodnie z przepisami prawa pracy, w tym prawidłowo ustalił okres wypowiedzenia. Jednak to pracownik powinien przedstawić dowody potwierdzające fakt wcześniejszego zatrudnienia u tego samego pracodawcy, jeśli pracodawca kwestionuje te okresy lub nie posiada ich w swojej dokumentacji (co samo w sobie stanowiłoby naruszenie obowiązków w zakresie prowadzenia akt osobowych). Dowodami w takiej sprawie mogą być wcześniejsze umowy o pracę, świadectwa pracy, paski wypłat, zeznania świadków lub dokumentacja z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).

5. Najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców

Analiza spraw trafiających na wokandy sądów pracy pozwala na zidentyfikowanie najczęstszych błędów popełnianych przez działy kadr i pracodawców w kontekście wielu umów o pracę:

Ignorowanie umów cywilnoprawnych: Często pracodawcy przed zawarciem umowy o pracę zatrudniają dane osoby na podstawie umów zlecenie lub o dzieło. Okresów tych nie wlicza się do stażu pracy warunkującego długość wypowiedzenia, chyba że w postępowaniu sądowym zostanie ustalone, że umowa cywilnoprawna w rzeczywistości była stosunkiem pracy (art. 22 Kodeksu pracy).
Błędne przekonanie o przerwaniu stażu: Pracodawcy często uważają, że przerwa trwająca dłużej niż np. 3 miesiące powoduje utratę prawa do sumowania stażu pracy. Jest to błąd – przepisy nie wprowadzają żadnego limitu czasowego dla przerw między umowami u tego samego pracodawcy.
Nieuzględnianie okresów próbnych: Umowa na okres próbny jest pełnoprawnym stosunkiem pracy i czas jej trwania bezwzględnie wlicza się do łącznego stażu pracy u danego pracodawcy.
Złe obliczanie terminów: Skracanie okresu wypowiedzenia poprzez błędne wyznaczanie daty jego zakończenia (np. uznanie, że okres jednomiesięczny kończy się dokładnie po 30 dniach od dnia złożenia pisma, a nie z końcem miesiąca kalendarzowego).

6. Praktyczny przykład (Case Study)

Aby lepiej zobrazować opisywany mechanizm, posłużmy się praktycznym przykładem. Pan Jan Kowalski był zatrudniony w firmie X na podstawie następujących umów:

Umowa na okres próbny od 1 stycznia 2018 r. do 31 marca 2018 r. (3 miesiące).
Umowa na czas określony od 1 czerwca 2019 r. do 31 maja 2020 r. (12 miesięcy / 1 rok).
Umowa na czas nieokreślony od 1 września 2022 r.

W dniu 15 października 2023 r. pracodawca postanowił wypowiedzieć Panu Janowi umowę o pracę. Dział kadr, biorąc pod uwagę wyłącznie ostatnią umowę (trwającą od 1 września 2022 r. do 15 października 2023 r., czyli 13 i pół miesiąca), uznał, że staż pracy wynosi powyżej 6 miesięcy, ale poniżej 3 lat, i zastosował jednomiesięczny okres wypowiedzenia, wskazując jako datę rozwiązania umowy dzień 30 listopada 2023 r.

Pan Jan odwołał się od tej decyzji, wskazując na konieczność zsumowania wszystkich okresów zatrudnienia u tego pracodawcy. Dokonajmy prawidłowego obliczenia stażu pracy:

Okres próbny: 3 miesiące
Umowa na czas określony: 12 miesięcy
Aktualna umowa (do momentu planowanego rozwiązania, czyli do końca listopada 2023 r.): od 1 września 2022 r. do 30 listopada 2023 r. to 15 miesięcy.

Łączny staż pracy Pana Jana u tego pracodawcy wynosi: 3 miesiące + 12 miesięcy + 15 miesięcy = 30 miesięcy (czyli dokładnie 2,5 roku). W tym konkretnym przypadku łączny staż pracy nadal nie przekroczył 3 lat (36 miesięcy), więc zastosowanie jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia okazało się ostatecznie prawidłowe pod kątem długości okresu (choć wyliczenie działu kadr oparte na błędnym założeniu było wadliwe metodologicznie). Gdyby jednak aktualna umowa trwała o 7 miesięcy dłużej, łączny staż przekroczyłby 3 lata i Panu Janowi przysługiwałby trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Gdyby pracodawca zastosował wtedy okres jednomiesięczny, Pan Jan wygrałby sprawę przed sądem pracy, uzyskując odszkodowanie równe wynagrodzeniu za brakujące dwa miesiące wypowiedzenia.

7. Podsumowanie i rekomendacje dla stron stosunku pracy

Kwestia ustalania okresu wypowiedzenia przy wielu umowach o pracę u jednego pracodawcy wymaga szczególnej uwagi. Przepisy Kodeksu pracy jednoznacznie chronią pracownika, nakazując sumowanie wszystkich okresów zatrudnienia u danego pracodawcy, bez względu na długość przerw między nimi. Dla pracodawców kluczową rekomendacją jest prowadzenie rzetelnej i uporządkowanej dokumentacji pracowniczej oraz każdorazowe weryfikowanie pełnej historii zatrudnienia pracownika przed podjęciem decyzji o wypowiedzeniu umowy. Dla pracowników zaś najistotniejsza jest znajomość swoich praw i szybkie reagowanie w przypadku wykrycia błędów – pamiętając o rygorystycznym, 21-dniowym terminie na wniesienie odwołania do sądu pracy. Przestrzeganie tych zasad pozwala na uniknięcie niepotrzebnych, stresujących i kosztownych sporów sądowych.