Okazjonalny najem: kiedy złożyć właściwe pismo?

Najem okazjonalny zyskuje coraz większą popularność wśród właścicieli nieruchomości mieszkalnych w Polsce. Jest to w pełni uzasadnione, ponieważ tradycyjna umowa najmu w świetle obowiązujących przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów stawia wynajmującego w niezwykle trudnej sytuacji w przypadku konfliktu z nieuczciwym lokatorem. Procedura eksmisyjna potrafi ciągnąć się latami, generując ogromne straty finansowe i stres. Najem okazjonalny oferuje skuteczne rozwiązanie tego problemu, pod warunkiem jednak, że właściciel dopełni wszystkich skomplikowanych formalności i złoży odpowiednie pisma w ściśle określonych terminach. W tym kompleksowym przewodniku wyjaśniamy krok po kroku, jak wygląda cała procedura, jakie dokumenty są wymagane oraz kiedy należy je złożyć, aby cieszyć się pełnym bezpieczeństwem prawnym.

Czym jest najem okazjonalny i dlaczego wymaga szczególnych dokumentów?

Najem okazjonalny to szczególny rodzaj umowy najmu lokalu mieszkalnego, którego zasady szczegółowo reguluje Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Ta forma najmu jest zarezerwowana dla właścicieli będących osobami fizycznymi, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Głównym celem wprowadzenia najmu okazjonalnego było ułatwienie właścicielom odzyskania ich własności po zakończeniu stosunku najmu, bez konieczności przechodzenia przez długotrwały i kosztowny proces sądowy o eksmisję.

Tradycyjna ścieżka eksmisyjna wymaga uzyskania wyroku sądu nakazującego opróżnienie lokalu, a następnie często wielomiesięcznego lub nawet wieloletniego oczekiwania na dostarczenie przez gminę lokalu socjalnego lub pomieszczenia tymczasowego. W okresie tym lokator może bezkarnie zamieszkiwać w lokalu, a właściciel ma ograniczone możliwości działania. Najem okazjonalny eliminuje te przeszkody poprzez zastosowanie instytucji dobrowolnego poddania się egzekucji przez najemcę. Dzięki temu, po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy, właściciel może niemal natychmiast przystąpić do działania komorniczego. Aby jednak ten mechanizm zadziałał, wszystkie dokumenty muszą zostać sporządzone i złożone w odpowiednim czasie. Uchybienie choćby jednemu terminowi może spowodować, że umowa najmu okazjonalnego stanie się zwykłą umową najmu, pozbawiając właściciela wszelkich przywilejów.

Trzy filary dokumentacyjne najmu okazjonalnego

Skuteczność najmu okazjonalnego opiera się na komplecie dokumentów, które muszą zostać sporządzone z najwyższą starannością. Brak któregokolwiek z nich, błędy w ich treści lub niedotrzymanie formy pisemnej powodują, że umowa staje się zwykłym najmem, a właściciel traci wszystkie swoje przywileje. Do umowy najmu okazjonalnego należy bezwzględnie załączyć:

Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji – jest to najważniejszy dokument w całej procedurze. Musi mieć formę aktu notarialnego. Najemca oświadcza w nim, że poddaje się egzekucji i zobowiązuje się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. Oświadczenie to opiera się na przepisach Kodeksu postępowania cywilnego (art. 777 § 1 pkt 4).
Wskazanie przez najemcę innego lokalu – jest to pisemne oświadczenie najemcy, w którym wskazuje on inny lokal mieszkalny, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Dokument ten nie wymaga formy aktu notarialnego, wystarczy zwykła forma pisemna z podpisem najemcy.
Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego – jest to zgoda właściciela nieruchomości (lub osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu wskazanego przez najemcę) na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w jego lokalu w przypadku wykonania egzekucji. Choć przepisy wymagają jedynie formy pisemnej, to na żądanie wynajmującego podpis pod tym oświadczeniem musi być notarialnie poświadczony. W praktyce każdy rozsądny właściciel powinien bezwzględnie żądać poświadczenia podpisu u notariusza, aby wyeliminować ryzyko przedstawienia przez najemcę sfałszowanego dokumentu.

Kiedy złożyć właściwe pismo? Harmonogram procedury krok po kroku

Prawidłowe przeprowadzenie procedury najmu okazjonalnego wymaga precyzyjnego zaplanowania poszczególnych czynności w czasie. Każdy krok ma swoje określone miejsce w chronologii zdarzeń, a ich odwrócenie może nieść za sobą poważne konsekwencje prawne. Poniżej przedstawiamy szczegółowy harmonogram postępowania.

Krok 1: Negocjacje i przygotowanie projektów dokumentów

Zanim dojdzie do podpisania jakichkolwiek dokumentów, właściciel powinien przedstawić najemcy warunki umowy najmu okazjonalnego oraz poinformować go o konieczności dostarczenia odpowiednich oświadczeń. Na tym etapie najemca powinien skontaktować się z właścicielem lokalu zastępczego (np. rodzicami, krewnymi lub znajomymi), aby uzyskać od nich pisemną zgodę na przyjęcie go pod swój dach w przypadku eksmisji. Jeśli wynajmujący wymaga notarialnego poświadczenia podpisu, właściciel lokalu zastępczego musi udać się do dowolnego notariusza, aby w jego obecności podpisać oświadczenie.

Krok 2: Podpisanie umowy najmu okazjonalnego

Strony podpisują właściwą umowę najmu okazjonalnego. Umowa ta musi zostać zawarta na piśmie pod rygorem nieważności oraz na czas oznaczony (maksymalnie na 10 lat, z możliwością przedłużenia na kolejne okresy). W treści umowy należy precyzyjnie określić termin, w jakim najemca jest zobowiązany do dostarczenia wynajmującemu oświadczenia o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego (zazwyczaj jest to od 7 do 14 dni od dnia podpisania umowy). Bardzo ważna uwaga: na tym etapie właściciel nie powinien jeszcze przekazywać najemcy kluczy do mieszkania ani pozwalać na wprowadzenie się do lokalu.

Krok 3: Wizyta najemcy u notariusza i sporządzenie aktu

Po podpisaniu umowy najmu okazjonalnego, najemca zabiera ze sobą egzemplarz umowy, oświadczenie o wskazaniu lokalu zastępczego oraz zgodę właściciela tego lokalu i udaje się do kancelarii notarialnej. Notariusz na podstawie tych dokumentów sporządza akt notarialny, w którym najemca składa oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji. Koszt sporządzenia takiego aktu jest regulowany przepisami i wynosi maksymalnie 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę, co stanowi niewielką cenę za spokój i bezpieczeństwo właściciela.

Krok 4: Przekazanie dokumentów i wydanie nieruchomości

Najemca dostarcza wynajmującemu wypis aktu notarialnego zawierający oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Dopiero po otrzymaniu tego dokumentu oraz pozostałych oświadczeń (wskazania lokalu i zgody właściciela lokalu zastępczego), właściciel powinien podpisać protokół zdawczo-odbiorczy i uroczyście przekazać najemcy klucze do mieszkania. Przekazanie kluczy przed otrzymaniem aktu notarialnego to kardynalny błąd wielu wynajmujących, który w razie oporu najemcy uniemożliwia dokończenie procedury.

Zgłoszenie umowy do Urzędu Skarbowego – krytyczny termin 14 dni

Dopełnienie formalności u notariusza i przekazanie kluczy to nie koniec obowiązków właściciela. Aby umowa najmu okazjonalnego zachowała swoją moc prawną i dawała pełną ochronę przed uciążliwym lokatorem, właściciel nieruchomości musi dokonać zgłoszenia faktu zawarcia umowy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Obowiązek ten dotyczy właścicieli będących osobami fizycznymi, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie wynajmu.

Termin na dokonanie zgłoszenia wynosi bezwzględnie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Za dzień rozpoczęcia najmu uznaje się zazwyczaj datę wskazaną w umowie jako dzień rozpoczęcia okresu najmu lub dzień faktycznego przekazania lokalu (data z protokołu zdawczo-odbiorczego). Aby uniknąć jakichkolwiek sporów interpretacyjnych z urzędem skarbowym, zaleca się dokonanie zgłoszenia jak najszybciej – najlepiej w ciągu kilku dni od podpisania umowy i przekazania lokalu.

Zgłoszenia dokonuje się na specjalnym formularzu lub w formie zwykłego pisma informacyjnego, do którego warto dołączyć kopię umowy najmu okazjonalnego. Pismo można złożyć osobiście w biurze podawczym urzędu skarbowego (uzyskując potwierdzenie na kopii) lub wysłać listem poleconym za pośrednictwem Poczty Polskiej (wówczas o zachowaniu terminu decyduje data stempla pocztowego). Niedopełnienie tego obowiązku w terminie 14 dni niesie za sobą katastrofalne skutki: umowa najmu okazjonalnego automatycznie przekształca się w zwykłą umową najmu lokalu mieszkalnego, co pozbawia właściciela możliwości skorzystania z uproszczonej procedury eksmisyjnej.

Co zrobić, gdy najemca utraci lokal zastępczy? Obowiązki informacyjne

W trakcie trwania umowy najmu okazjonalnego może dojść do sytuacji, w której najemca utraci możliwość zamieszkania w lokalu wskazanym w oświadczeniu (np. właściciel tamtego lokalu sprzeda nieruchomość, cofnie swoją zgodę lub sam utraci do niego tytuł prawny). Ustawa o ochronie praw lokatorów przewiduje takie zdarzenie i nakłada na najemcę surowe obowiązki informacyjne.

W razie utraty możliwości zamieszkania w lokalu zastępczym, najemca jest zobowiązany w terminie 21 dni od dnia powzięcia wiadomości o tym zdarzeniu wskazać inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji, oraz przedstawić nowe oświadczenie właściciela tego lokalu (z podpisem notarialnie poświadczonym). Wszystkie te dokumenty najemca musi złożyć właścicielowi nieruchomości pod rygorem wypowiedzenia umowy.

Jeśli najemca nie dopełni tego obowiązku w terminie 21 dni, właściciel ma prawo wypowiedzieć umowę najmu okazjonalnego na piśmie, z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia. Jest to niezwykle ważne uprawnienie, które zapobiega sytuacjom, w których właściciel pozostaje z umową najmu okazjonalnego, która w praktyce staje się niewykonalna z powodu braku realnego adresu zastępczego.

Koszty procedury najmu okazjonalnego – kto ponosi opłaty?

Zawarcie umowy najmu okazjonalnego wiąże się z pewnymi kosztami dodatkowymi, których nie ma przy tradycyjnej umowie. Dotyczy to przede wszystkim taksy notarialnej za sporządzenie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji oraz ewentualnych kosztów notarialnego poświadczenia podpisów pod oświadczeniem właściciela lokalu zastępczego. Polskie prawo nie określa wprost, która ze stron umowy ma pokryć te koszty – jest to kwestia swobodnej decyzji i ustaleń między wynajmującym a najemcą.

W praktyce rynkowej stosuje się różne rozwiązania. Często koszty te pokrywa w całości właściciel nieruchomości, traktując je jako koszt ubezpieczenia swojej inwestycji i zabezpieczenia majątku. Innym razem koszty są dzielone po połowie lub w całości przerzucane na najemcę, jako warunek konieczny do zawarcia umowy. Niezależnie od ustaleń, kwestię tę warto precyzyjnie zapisać w treści samej umowy najmu, aby uniknąć nieporozumień na etapie wizyty w kancelarii notarialnej.

Procedura uruchomienia egzekucji – kiedy i jakie pismo złożyć do sądu?

Jeśli umowa najmu okazjonalnego wygasła lub została skutecznie rozwiązana (np. z powodu braku płatności czynszu przez co najmniej trzy pełne okresy płatności, po uprzednim pisemnym upomnieniu i wyznaczeniu dodatkowego miesięcznego terminu), a najemca odmawia dobrowolnego opuszczenia i opróżnienia lokalu, właściciel musi uruchomić procedurę egzekucyjną. Poniżej przedstawiamy, jakie kroki i pisma są wówczas wymagane.

Krok 1: Doręczenie pisemnego żądania opróżnienia lokalu

Pierwszym i bezwzględnym krokiem jest sporządzenie i doręczenie najemcy oficjalnego pisma zatytułowanego „Żądanie opróżnienia lokalu”. Pismo to musi być sporządzone na piśmie i zawierać podpis właściciela urzędowo poświadczony (poświadczenia dokonuje notariusz). W treści żądania należy wskazać wprost: oznaczenie stron umowy, wskazanie umowy najmu okazjonalnego i przyczyny jej ustania, a także termin, w którym najemca musi opróżnić i wydać lokal. Ustawa określa, że termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia żądania najemcy. Pismo należy doręczyć osobiście za pisemnym potwierdzeniem odbioru lub wysłać listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO).

Krok 2: Złożenie wniosku do sądu o nadanie klauzuli wykonalności

Jeżeli najemca zignoruje żądanie opróżnienia lokalu i nie wyda nieruchomości w wyznaczonym terminie, właściciel nie może samodzielnie usunąć lokatora ani jego rzeczy. Kolejnym krokiem jest złożenie do właściwego sądu rejonowego (wydział cywilny, właściwy ze względu na miejsce położenia nieruchomości) wniosku o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, w którym najemca poddał się egzekucji. Do wniosku należy bezwzględnie dołączyć:

Oryginał lub wypis aktu notarialnego zawierającego oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji.
Kopię umowy najmu okazjonalnego.
Dowód doręczenia najemcy pisemnego żądania opróżnienia lokalu lub dowód jego nadania przesyłką poleconą wraz z wydrukiem śledzenia przesyłki wskazującym na skuteczne doręczenie lub dwukrotne awizowanie.
Dokument potwierdzający terminowe zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego do naczelnika urzędu skarbowego (np. kopia zgłoszenia z pieczęcią wpływu lub wydruk UPO w przypadku wysyłki elektronicznej).
Dowód uiszczenia opłaty sądowej od wniosku o nadanie klauzuli wykonalności.

Sąd rozpoznaje wniosek o nadanie klauzuli wykonalności w trybie przyspieszonym. Po zbadaniu wymogów formalnych, sąd nadaje klauzulę, co tworzy tytuł wykonawczy. Z tym dokumentem właściciel udaje się bezpośrednio do komornika sądowego, który przeprowadza eksmisję lokatora do lokalu zastępczego wskazanego w umowie, bez konieczności oczekiwania na przyznanie lokalu socjalnego przez gminę i bez okresów ochronnych (np. w okresie zimowym).

Najczęstsze błędy popełniane przez właścicieli nieruchomości

Mimo że procedura najmu okazjonalnego jest jasno opisana w przepisach prawa, w praktyce właściciele nieruchomości popełniają szereg błędów, które mogą całkowicie pozbawić ich ochrony prawnej. Oto najpopularniejsze z nich, których należy bezwzględnie unikać:

Wydanie kluczy przed wizytą u notariusza – to najczęstszy grzech wynajmujących. Właściciele, ufając zapewnieniom najemcy, przekazują mu klucze zaraz po podpisaniu umowy, wierząc, że lokator sam uda się do notariusza w ciągu kilku dni. W praktyce nieuczciwi lokatorzy po wprowadzeniu się zaczynają unikać kontaktu, nie odbierają telefonów i nigdy nie dostarczają aktu notarialnego. Właściciel zostaje wówczas ze zwykłą umową najmu i ogromnym problemem.
Przekroczenie 14-dniowego terminu na zgłoszenie do US – wielu właścicieli zapomina o tym obowiązku lub odkłada go na później. Przekroczenie terminu nawet o jeden dzień powoduje bezpowrotną utratę statusu najmu okazjonalnego.
Brak weryfikacji oświadczenia o lokalu zastępczym – zdarza się, że najemcy wskazują fikcyjne adresy lub przedstawiają sfałszowane zgody właścicieli tych lokali. Jeśli dojdzie do eksmisji, a okaże się, że wskazany lokal nie istnieje lub jego właściciel nigdy nie wyrażał zgody, procedura komornicza może ulec znacznemu opóźnieniu. Dlatego tak ważne jest żądanie notarialnego poświadczenia podpisu właściciela lokalu zastępczego.
Błędna forma żądania opróżnienia lokalu – wysłanie żądania zwykłym listem, e-mailem, SMS-em lub bez notarialnego poświadczenia podpisu właściciela uniemożliwi uzyskanie klauzuli wykonalności w sądzie. Sąd odrzuci wniosek z przyczyn formalnych, co zmusi właściciela do powtórzenia całej procedury i straty cennych tygodni.

Praktyczny przykład zastosowania procedury najmu okazjonalnego

Aby lepiej zobrazować, jak w praktyce powinna przebiegać bezbłędna procedura najmu okazjonalnego, posłużmy się przykładem pana Marka, właściciela mieszkania w Krakowie, oraz pani Katarzyny, która zdecydowała się to mieszkanie wynająć.

W dniu 10 października pan Marek i pani Katarzyna spotkali się w celu omówienia szczegółów. Pan Marek poinformował, że zawiera wyłącznie umowy najmu okazjonalnego. Pani Katarzyna skontaktowała się ze swoją siostrą, która zgodziła się wskazać swoje mieszkanie jako lokal zastępczy. Siostra pani Katarzyny udała się do notariusza i w dniu 12 października sporządziła oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym, wyrażając zgodę na przyjęcie siostry pod swój dach w razie eksmisji.

W dniu 14 października pan Marek i pani Katarzyna podpisali umowę najmu okazjonalnego na okres 2 lat, z zapisem, że najemca ma 7 dni na dostarczenie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji. Klucze do mieszkania nie zostały jeszcze przekazane. W dniu 17 października pani Katarzyna udała się do kancelarii notarialnej z podpisaną umową oraz zgodą siostry, gdzie notariusz sporządził akt notarialny zawierający oświadczenie o poddaniu się egzekucji.

W dniu 18 października pani Katarzyna przekazała panu Markowi wypis aktu notarialnego. Pan Marek dokładnie zweryfikował dokument, po czym obie strony podpisały protokół zdawczo-odbiorczy i pani Katarzyna otrzymała klucze do lokalu. W dniu 20 października (czyli zaledwie 6 dni po podpisaniu umowy i 2 dni po wydaniu kluczy) pan Marek udał się osobiście do urzędu skarbowego i złożył pisemne zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego, uzyskując pieczęć wpływu na swojej kopii. Dzięki zachowaniu pełnej procedury i rygorystycznemu przestrzeganiu terminów, pan Marek zabezpieczył swoją nieruchomość w sposób perfekcyjny.

Podsumowanie – jak zapewnić sobie pełne bezpieczeństwo?

Najem okazjonalny to bez wątpienia jedno z najlepszych narzędzi prawnych chroniących właścicieli nieruchomości mieszkalnych przed nieuczciwymi lokatorami. Jego skuteczność zależy jednak w stu procentach od precyzji proceduralnej. Każde pismo musi zostać sporządzone we właściwej formie, a każdy krok musi nastąpić w odpowiednim czasie. Pamiętaj o żądaniu notarialnego poświadczenia podpisu właściciela lokalu zastępczego, nigdy nie przekazuj kluczy przed otrzymaniem aktu notarialnego od najemcy i bezwzględnie zgłoś umowę do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. Przestrzeganie tych prostych, ale rygorystycznych zasad pozwoli Ci cieszyć się stabilnym i bezpiecznym zyskiem z wynajmu nieruchomości bez obaw o trudne i kosztowne procesy eksmisyjne.