Dwie umowy na okres próbny u tego samego pracodawcy krok po kroku w postępowaniu

Instytucja umowy na okres próbny od lat stanowi jedno z podstawowych narzędzi weryfikacji kwalifikacji pracownika oraz jego przydatności na danym stanowisku pracy. Pracodawcy chętnie korzystają z tej formy zatrudnienia, gdyż pozwala ona na elastyczne zarządzanie kadrami i minimalizuje ryzyko związane z nawiązaniem długoterminowego stosunku prawnego z osobą, która nie spełnia oczekiwań firmy. Jednakże swoboda w zawieraniu tego rodzaju kontraktów nie jest nieograniczona. Szczególne kontrowersje i trudności interpretacyjne budzi kwestia ponownego zatrudnienia tej samej osoby na okres próbny u tego samego pracodawcy. Wraz z wejściem w życie przełomowej nowelizacji Kodeksu pracy w kwietniu 2023 roku, która wdrożyła unijną dyrektywę w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy, zasady te uległy radykalnemu zaostrzeniu. W niniejszym opracowaniu szczegółowo analizujemy, kiedy dopuszczalne są dwie umowy na okres próbny u tego samego pracodawcy, jak wygląda procedura ich zawierania krok po kroku oraz jak przygotować się na ewentualne postępowanie przed sądem pracy.

Rewolucja w przepisach – co zmieniła nowelizacja Kodeksu pracy?

Aby w pełni zrozumieć obecny stan prawny, należy odnieść się do przepisów obowiązujących przed 26 kwietnia 2023 roku. W poprzednim stanie prawnym Kodeks pracy przewidywał dwie niezależne ścieżki pozwalające na ponowne zawarcie umowy na okres próbny z tym samym pracownikiem. Pierwsza z nich dotyczyła sytuacji, w której pracownik miał wykonywać zupełnie inny rodzaj pracy. Druga ścieżka pozwalała na ponowne zatrudnienie przy tym samym rodzaju pracy, pod warunkiem że od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy upłynęły co najmniej 3 lata. Ta druga możliwość była często wykorzystywana przez pracodawców, którzy po kilku latach przerwy chcieli ponownie zweryfikować umiejętności dawnego pracownika, na przykład w związku ze zmianą technologii lub procedur w firmie.

Ustawodawca, realizując wymogi unijne, zdecydował o całkowitym wykreśleniu z Kodeksu pracy możliwości ponownego zatrudnienia na okres próbny przy tym samym rodzaju pracy po upływie 3 lat. Obecnie jedyną dopuszczalną przesłanką prawną do zawarcia kolejnej umowy na okres próbny u tego samego pracodawcy jest zatrudnienie pracownika do wykonywania innego rodzaju pracy. Oznacza to, że czas, jaki upłynął od zakończenia poprzedniego stosunku pracy, nie ma już żadnego znaczenia. Nawet jeśli przerwa w zatrudnieniu wynosiła 5 czy 10 lat, pracodawca nie może zawrzeć umowy na okres próbny, jeżeli stanowisko i zakres obowiązków mają być tożsame z poprzednimi. Każda próba obejścia tego zakazu może skutkować uznaniem umowy za zawartą na czas nieokreślony od samego początku.

Kluczowe pojęcie: „inny rodzaj pracy” w świetle orzecznictwa

Skoro jedyną przesłanką legalności drugiej umowy próbnej jest powierzenie pracownikowi innego rodzaju pracy, kluczowe staje się zdefiniowanie, co kryje się pod tym pojęciem. Kodeks pracy nie zawiera legalnej definicji „rodzaju pracy”. W praktyce interpretacyjnej oraz bogatym orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że rodzaj pracy może być określony poprzez wskazanie stanowiska, funkcji, zawodu lub konkretnego zakresu czynności (obowiązków). Nazwa stanowiska ma charakter pomocniczy – decydujące znaczenie ma rzeczywista treść stosunku pracy.

Dla uznania, że mamy do czynienia z innym rodzajem pracy, nie wystarczy sama formalna zmiana nazwy stanowiska w umowie (np. z „młodszego specjalisty” na „specjalistę”). Sąd pracy, badając sprawę, nie ograniczy się do analizy literalnego brzmienia dokumentów, lecz zbada rzeczywisty charakter wykonywanych zadań. Różnica w rodzaju pracy musi być realna, istotna i merytoryczna. Przykładowo, jeśli pracownik wcześniej pracował jako kierowca samochodu dostawczego, a nowa umowa próbna dotyczy stanowiska magazyniera, warunek ten jest bezsprzecznie spełniony. Jeśli jednak pracownik ma wykonywać te same czynności biurowe, ale w innym dziale firmy, obrona tezy o „innym rodzaju pracy” przed organami kontrolnymi lub sądem może okazać się niezwykle trudna. Sąd Najwyższy wielokrotnie podkreślał, że tożsamość zadań wyklucza możliwość ponownego testowania pracownika, gdyż jego przydatność do tych konkretnych czynności została już zweryfikowana.

Nowe limity czasowe umów na okres próbny i ich korelacja z kolejnymi umowami

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła również ścisłe powiązanie długości trwania umowy na okres próbny z zamiarem dalszego zatrudnienia pracownika na podstawie umowy na czas określony. Zgodnie z art. 25 § 2[1] Kodeksu pracy, umowę na okres próbny zawiera się na czas nieprzekraczający:

1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;
2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

W pozostałych przypadkach (np. gdy pracodawca planuje zatrudnić pracownika na czas nieokreślony lub na czas określony wynoszący co najmniej rok) umowa na okres próbny może opiewać na maksymalnie 3 miesiące. Co ważne, strony mogą jednokrotnie wydłużyć te okresy (odpowiednio o 1 miesiąc), jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy. Ponadto dopuszczalne jest uzgodnienie w umowie, że okres próbny przedłuża się o czas urlopu pracownika lub innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Wprowadzenie tych regulacji ma na celu zapobieganie nadużywaniu okresów próbnych w sytuacjach, gdy pracodawca od początku planuje jedynie krótkotrwałe zatrudnienie terminowe.

Możliwość przedłużenia umowy o czas nieobecności (Art. 25 § 2[3] KP)

Nowym i niezwykle praktycznym instrumentem wprowadzonym przez ustawodawcę jest możliwość zawarcia w umowie na okres próbny klauzuli o jej przedłużeniu o czas urlopu pracownika, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności (np. zwolnienia lekarskiego). Aby mechanizm ten zadziałał, musi zostać wyraźnie przewidziany w treści samej umowy. Pracodawca nie może jednostronnie zdecydować o przedłużeniu umowy po jej podpisaniu, powołując się jedynie na przepis ustawy. Klauzula ta chroni interes pracodawcy – jeśli pracownik w trakcie trzymiesięcznego okresu próbnego przebywa na zwolnieniu lekarskim przez miesiąc, pracodawca traci czas na realną ocenę jego umiejętności. Dzięki odpowiedniemu zapisowi umownemu, okres próbny ulega automatycznemu wydłużeniu o ten miesiąc, co pozwala na pełną weryfikację kandydata.

Procedura krok po kroku: Jak bezpiecznie zawrzeć drugą umowę na okres próbny?

Aby zminimalizować ryzyko zarzutu obejścia prawa i uniknąć negatywnych konsekwencji przed sądem pracy, pracodawca powinien postępować zgodnie z poniższą procedurą:

Krok 1: Weryfikacja historii zatrudnienia pracownika

Przed podjęciem decyzji o przygotowaniu umowy należy dokładnie przeanalizować akta osobowe pracownika (część A i B). Należy ustalić, na jakim stanowisku pracownik był uprzednio zatrudniony, jaki był jego dokładny zakres obowiązków oraz na jakiej podstawie świadczył pracę. Analiza ta powinna objąć również ewentualne umowy cywilnoprawne (zlecenie, dzieło), jeśli poprzedzały one zatrudnienie pracownicze, gdyż sądy pracy mogą badać, czy rzeczywisty stosunek prawny nie nosił znamion umowy o pracę o tożsamym charakterze.

Krok 2: Opracowanie nowego, odmiennego zakresu czynności

To najważniejszy etap procedury. Pracodawca musi sporządzić szczegółowy opis stanowiska pracy (kartę stanowiskową) dla nowego zatrudnienia. Zakres obowiązków musi w sposób oczywisty różnić się od poprzedniego. Różnice powinny dotyczyć m.in. wymaganych kwalifikacji, stopnia odpowiedzialności, rodzaju wykonywanych operacji czy narzędzi pracy. Dokument ten będzie kluczowym dowodem w przypadku ewentualnego sporu sądowego. Warto unikać ogólnych sformułowań i precyzyjnie opisać nowe zadania.

Krok 3: Określenie celu i czasu trwania nowej umowy

Pracodawca musi podjąć decyzję, na jak długo chce zawrzeć nową umowę na okres próbny. W treści umowy należy wprost wskazać (zgodnie z nowymi przepisami), na jaki okres strony mają zamiar zawrzeć kolejną umowę (np. umowę na czas określony powyżej 12 miesięcy), co uzasadnia ustalenie okresu próbnego na np. 3 miesiące. Brak takiego zapisu lub niezgodność z rzeczywistymi zamiarami może stanowić podstawę do kwestionowania długości okresu próbnego przed Państwową Inspekcją Pracy.

Krok 4: Skierowanie na badania lekarskie i szkolenie BHP

Ponieważ pracownik obejmuje nowe stanowisko pracy o innym charakterze, pracodawca ma bezwzględny obowiązek skierować go na wstępne badania lekarskie z zakresu medycyny pracy. Skierowanie musi zawierać opis warunków pracy i czynników szkodliwych lub uciążliwych występujących na nowym stanowisku. Nie można w tym przypadku skorzystać ze zwolnienia z badań wstępnych, które przysługuje przy ponownym zatrudnieniu na tym samym stanowisku w ciągu 30 dni. Konieczne jest również przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego w ramach szkolenia BHP, dostosowanego do nowych obowiązków.

Krok 5: Podpisanie umowy i dopełnienie obowiązków informacyjnych

Umowa o pracę na okres próbny musi zostać zawarta na piśmie. W jej treści należy precyzyjnie określić strony umowy, rodzaj umowy (na okres próbny), datę zawarcia, warunki pracy i płacy, a w szczególności rodzaj pracy (nowe stanowisko) oraz czas trwania okresu próbnego. Pracodawca musi również w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy przedstawić mu pisemną informację o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP), dostosowaną do specyfiki nowej umowy i uwzględniającą m.in. dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy oraz przysługujące przerwy.

Ryzyka prawne i najczęstsze błędy pracodawców

Naruszenie przepisów dotyczących zawierania ponownych umów na okres próbny niesie za sobą poważne konsekwencje prawne i finansowe dla pracodawcy. Do najczęstszych błędów należą:

Pozorność zmiany stanowiska – zmiana nazwy stanowiska w umowie przy zachowaniu identycznego lub niemal tożsamego zakresu realnie wykonywanych obowiązków (tzw. fikcyjne awanse lub przesunięcia).
Błędne określenie czasu trwania umowy – zawarcie umowy próbnej na okres 3 miesięcy bez powiązania jej z zamiarem zawarcia odpowiednio długiej umowy na czas określony lub czas nieokreślony.
Brak aktualnych badań lekarskich – dopuszczenie pracownika do pracy na nowym stanowisku bez orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na tym konkretnym stanowisku z uwzględnieniem nowych czynników środowiskowych.
Obejście przepisów o limitach umów terminowych – traktowanie kolejnej umowy próbnej jako sposobu na przedłużenie okresu, w którym pracownika można łatwiej zwolnić, bez wliczania tej umowy do limitu 3 umów na czas określony (lub łącznego limitu 33 miesięcy zgodnie z art. 25[1] KP).

Postępowanie przed sądem pracy – jak wygląda spór?

W przypadku gdy pracownik uzna, że ponowna umowa na okres próbny została zawarta niezgodnie z prawem (np. w celu obejścia przepisów o ochronie przed wypowiedzeniem), może wystąpić do sądu pracy z powództwem o ustalenie istnienia stosunku pracy na czas określony bądź nieokreślony od dnia zawarcia wadliwej umowy. Może również żądać odszkodowania lub przywrócenia do pracy na zasadach ogólnych, powołując się na bezprawność rozwiązania umowy.

W toku postępowania sądowego rozkład ciężaru dowodu (zgodnie z art. 6 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy) kształtuje się w sposób szczególny. To na pracodawcy spoczywa ciężar wykazania, że ponowne zatrudnienie na okres próbny było w pełni legalne. Pracodawca musi udowodnić przed sądem, że powierzony pracownikowi rodzaj pracy był rzeczywiście inny niż podczas pierwszego zatrudnienia. Sąd pracy będzie analizował nie tylko dokumenty (umowy, zakresy czynności), ale przede wszystkim zeznania świadków (innych pracowników, przełożonych) oraz samego powoda, aby ustalić rzeczywisty stan faktyczny. Jeśli sąd uzna, że praca była tożsama, umowa próbna zostanie uznana za bezskuteczną lub przekwalifikowana na umowę terminową bądź bezterminową ze wszystkimi tego konsekwencjami (np. koniecznością zachowania dłuższego okresu wypowiedzenia i wskazania przyczyny wypowiedzenia).

Praktyczny przykład (Case Study)

Spółka X zatrudniała pana Jana na podstawie umowy na okres próbny (3 miesiące) na stanowisku „Młodszy Specjalista ds. Obsługi Klienta”. Do jego zadań należało odbieranie telefonów, wprowadzanie danych do systemu oraz odpowiadanie na proste zapytania mailowe. Po zakończeniu umowy współpraca nie została przedłużona. Po upływie pół roku spółka X ponownie zatrudniła pana Jana, tym razem podpisując umowę na okres próbny na stanowisku „Specjalista ds. Kluczowych Klientów (Key Account Manager)”.

W nowym zakresie obowiązków pana Jana znalazły się: samodzielne negocjowanie warunków umów handlowych, przygotowywanie ofert przetargowych, osobiste spotkania z kluczowymi partnerami biznesowymi oraz koordynowanie pracy zespołu projektowego. Choć oba stanowiska mieszczą się w szeroko pojętym dziale handlowym/obsługi, zakres odpowiedzialności, wymagane kompetencje (negocjacyjne, menedżerskie) oraz charakter zadań uległy diametralnej zmianie. W takim przypadku zawarcie drugiej umowy na okres próbny u tego samego pracodawcy jest w pełni uzasadnione i zgodne z prawem. W razie sporu przed sądem pracy pracodawca bez trudu wykaże odmienność rodzaju pracy, posługując się kartami stanowiskowymi oraz strukturą organizacyjną firmy.

Podsumowanie i rekomendacje dla działów HR

Zawarcie drugiej umowy na okres próbny z tym samym pracownikiem jest dopuszczalne, ale wymaga od pracodawcy skrupulatnego przygotowania i ścisłego przestrzegania procedur. Po zmianach przepisów z 2023 roku kluczowym elementem determinującym legalność takiego kroku jest rzeczywista zmiana rodzaju pracy. Działy kadr i płac muszą pamiętać o konieczności precyzyjnego dokumentowania różnic w obowiązkach, właściwym określaniu czasu trwania umowy próbnej w relacji do planowanego dalszego zatrudnienia oraz o dopełnieniu obowiązków z zakresu BHP i medycyny pracy. Ignorowanie tych wymogów naraża firmę na dotkliwe sankcje, w tym uznanie umowy za bezterminową oraz spory odszkodowawcze przed sądem pracy. Rzetelność na etapie planowania zatrudnienia to najlepsza polisa ubezpieczeniowa dla każdego pracodawcy.