Kiedy złożyć umowa najmu mieszkania u notariusza koszt?

Wynajem nieruchomości mieszkalnej to doskonały sposób na lokatę kapitału i generowanie stałego dochodu. Jednak polskie ustawodawstwo w sposób szczególny chroni lokatorów, co w przypadku trafienia na nieuczciwego najemcę może oznaczać dla właściciela ogromne problemy finansowe i prawne. Standardowa umowa najmu spisana na zwykłej kartce papieru często okazuje się niewystarczająca w sytuacji kryzysowej. Z tego powodu coraz większa liczba wynajmujących decyduje się na sformalizowanie stosunku najmu przy udziale notariusza. W tym artykule szczegółowo wyjaśniamy, kiedy należy złożyć umowę najmu u notariusza, jakie są tego koszty, jakie dokumenty przygotować oraz jak przebiega cała procedura krok po kroku.

Dlaczego warto podpisać umowę najmu u notariusza?

Głównym powodem, dla którego właściciele decydują się na wizytę w kancelarii notarialnej, jest chęć maksymalnego zabezpieczenia swoich praw majątkowych. Ustawa o ochronie praw lokatorów bardzo rygorystycznie podchodzi do kwestii eksmisji. W przypadku zwykłej umowy najmu, jeśli lokator przestanie płacić i odmówi opuszczenia lokalu, właściciel musi przejść przez pełną ścieżkę sądową. Oznacza to konieczność wytoczenia powództwa o opróżnienie lokalu, oczekiwanie na rozprawy, a następnie uzyskanie wyroku eksmisyjnego, w którym sąd decyduje również o prawie do lokalu socjalnego. Cały proces może trwać od kilkunastu miesięcy do nawet kilku lat, w trakcie których właściciel nie otrzymuje czynszu i często musi sam opłacać rachunki eksploatacyjne.

Wizyta u notariusza i sporządzenie umowy najmu okazjonalnego lub instytucjonalnego diametralnie zmienia tę sytuację. Kluczowym elementem takiego rozwiązania jest oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji w trybie art. 777 Kodeksu postępowania cywilnego. Dokument ten ma moc prawną równą wyrokowi sądu. W przypadku zaistnienia przesłanek do zakończenia umowy i braku woli wyprowadzki ze strony lokatora, właściciel omija etap procesu sądowego. Udaje się bezpośrednio do sądu jedynie po nadanie klauzuli wykonalności, co trwa zazwyczaj od kilku dni do kilku tygodni, a następnie przekazuje sprawę komornikowi, który przeprowadza eksmisję do wskazanego wcześniej lokalu zastępczego.

Kiedy należy złożyć umowę najmu u notariusza?

Kluczowym aspektem z punktu widzenia bezpieczeństwa jest moment, w którym dochodzi do podpisania dokumentów u notariusza. Najważniejsza zasada brzmi: wszystkie formalności notarialne muszą zostać dopełnione przed faktycznym przekazaniem kluczy do mieszkania i przed wprowadzeniem się najemcy do lokalu.

W praktyce proces ten dzieli się na dwa etapy. Najpierw strony podpisują właściwą umowę najmu okazjonalnego w formie pisemnej. W treści tej umowy najemca zobowiązuje się, że w określonym terminie (zazwyczaj kilku dni od podpisania umowy, ale bezwzględnie przed wydaniem lokalu) dostarczy właścicielowi oświadczenie w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji. Dopiero po otrzymaniu tego aktu notarialnego od najemcy, właściciel powinien przekazać mu klucze do nieruchomości. Przekazanie lokalu przed wizytą u notariusza niesie za sobą ogromne ryzyko – najemca może zacząć unikać kontaktu, a właściciel pozostanie z lokatorem bez odpowiedniego zabezpieczenia prawnego.

Kolejnym ważnym terminem, o którym właściciel musi pamiętać, jest obowiązek zgłoszenia umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego. Zgłoszenia tego należy dokonać w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (czyli zazwyczaj od dnia wydania lokalu lub podpisania umowy). Jest to warunek bezwzględny – brak zgłoszenia w ustawowym terminie powoduje, że umowa traci status najmu okazjonalnego i staje się zwykłą umową najmu, co niweczy całe zabezpieczenie notarialne.

Rodzaje umów najmu z udziałem notariusza

W zależności od statusu prawnego stron oraz indywidualnych potrzeb, na rynku nieruchomości stosuje się różne formy umów z udziałem notariusza:

Umowa najmu okazjonalnego

Jest to najczęściej wybierane rozwiązanie przez osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie wynajmu nieruchomości. Ta forma wymaga od najemcy wskazania innego lokalu mieszkalnego, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Dodatkowo najemca musi dostarczyć oświadczenie właściciela tego innego lokalu o wyrażeniu zgody na przyjęcie najemcy pod swój dach. Notariusz sporządza w tym przypadku akt notarialny zawierający oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji.

Umowa najmu instytucjonalnego

Ta forma jest przeznaczona dla osób fizycznych oraz prawnych (np. spółek), które prowadzą działalność gospodarczą polegającą na wynajmowaniu mieszkań. Główną zaletą najmu instytucjonalnego jest brak konieczności wskazywania przez najemcę lokalu zastępczego oraz dostarczania oświadczenia osoby trzeciej. Najemca poddaje się egzekucji wprost do opróżnienia lokalu bez wskazywania innego adresu, co znacznie upraszcza i przyspiesza procedurę dla profesjonalnych podmiotów na rynku nieruchomości.

Zwykła umowa najmu z podpisami notarialnie poświadczonymi

W tym przypadku notariusz nie sporządza aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji, a jedynie poświadcza tożsamość osób podpisujących umowę. Chroni to strony przed ewentualnymi zarzutami, że podpis pod umową został sfałszowany lub że umowa została podpisana przez osobę nieuprawnioną. Taka forma nie daje jednak uprawnień do uproszczonej eksmisji i nie chroni właściciela w takim stopniu jak najem okazjonalny czy instytucjonalny.

Umowa najmu mieszkania u notariusza – jaki jest koszt?

Koszty notarialne są jednym z najczęstszych tematów poruszanych przez strony transakcji. Warto wiedzieć, że taksa notarialna za sporządzenie oświadczenia o poddaniu się egzekucji przy umowie najmu okazjonalnego jest ściśle ograniczona ustawowo. Zgodnie z przepisami, maksymalne wynagrodzenie notariusza za tę czynność nie może być wyższe niż 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę w danym roku.

W 2024 roku, w związku ze wzrostem płacy minimalnej, maksymalna taksa notarialna za sporządzenie oświadczenia o poddaniu się egzekucji wynosi około 430 zł netto. Do tej kwoty należy doliczyć:

Podatek VAT w wysokości 23%.
Koszt sporządzenia wypisów aktu notarialnego (zazwyczaj około 6 zł netto za każdą stronę wypisu dla każdej ze stron).
Ewentualny koszt poświadczenia podpisu pod oświadczeniem właściciela lokalu zastępczego (około 20-30 zł netto).

Łączny, rzeczywisty koszt wizyty u notariusza zamyka się zazwyczaj w przedziale od 500 do 650 zł brutto. Przepisy prawa nie określają, która ze stron umowy najmu ma obowiązek pokryć te koszty. Jest to przedmiotem swobodnych negocjacji między właścicielem a najemcą. Najczęściej stosuje się jedno z trzech rozwiązań: koszty pokrywa w całości właściciel (traktując to jako koszt zabezpieczenia swojej nieruchomości), koszty pokrywa w całości najemca (jako warunek konieczny do zawarcia umowy) lub koszty są dzielone po połowie między obie strony.

Wymagane dokumenty do sporządzenia aktu u notariusza

Aby wizyta w kancelarii notarialnej przebiegła sprawnie i bez opóźnień, strony muszą dostarczyć notariuszowi komplet niezbędnych dokumentów. Należą do nich:

Dane tożsamości stron: Dowody osobiste lub paszporty właściciela nieruchomości oraz najemcy (numery PESEL, adresy zamieszkania, stan cywilny).
Podpisana umowa najmu: Egzemplarz umowy najmu okazjonalnego podpisany przez obie strony.
Oświadczenie najemcy: Wskazanie adresu lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.
Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego: Pisemne oświadczenie właściciela lokalu (oraz osoby posiadającej tytuł prawny do tego lokalu) o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w tym lokalu. Na żądanie wynajmującego, podpis pod tym oświadczeniem powinien być poświadczony notarialnie.

Procedura krok po kroku

Aby umowa najmu u notariusza miała pełną moc prawną, należy ściśle przestrzegać poniższej procedury:

Krok 1: Uzgodnienie warunków i przygotowanie projektu umowy. Właściciel i najemca ustalają warunki najmu (czynsz, kaucja, opłaty, czas trwania) i przygotowują projekt umowy najmu okazjonalnego.
Krok 2: Uzyskanie oświadczenia o lokalu zastępczym. Najemca kontaktuje się z osobą, która zgadza się przyjąć go w razie eksmisji, i uzyskuje od niej pisemne oświadczenie. Jeśli właściciel tego wymaga, oświadczenie to jest podpisane u notariusza w celu poświadczenia podpisu.
Krok 3: Podpisanie umowy najmu. Strony podpisują umowę najmu okazjonalnego w formie pisemnej.
Krok 4: Wizyta u notariusza. Najemca udaje się do wybranej kancelarii notarialnej z podpisaną umową oraz oświadczeniem o lokalu zastępczym. Notariusz sporządza akt notarialny zawierający oświadczenie o poddaniu się egzekucji.
Krok 5: Przekazanie aktu i wydanie lokalu. Najemca przekazuje wypis aktu notarialnego właścicielowi. Właściciel przekazuje najemcy klucze do mieszkania, sporządzając protokół zdawczo-odbiorczy.
Krok 6: Zgłoszenie do Urzędu Skarbowego. Właściciel w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu zgłasza umowę do właściwego urzędu skarbowego i zachowuje potwierdzenie zgłoszenia.

Najczęstsze błędy i ryzyka

Nawet drobne uchybienie proceduralne może pozbawić właściciela ochrony prawnej. Do najczęstszych błędów należą:

Przekroczenie 14-dniowego terminu zgłoszenia do urzędu skarbowego: Jest to najczęstszy błąd popełniany przez prywatnych właścicieli. Brak zgłoszenia powoduje, że umowa automatycznie staje się zwykłym najmem, a oświadczenie o poddaniu się egzekucji traci swoją moc prawną.
Przekazanie kluczy przed otrzymaniem aktu notarialnego: Lokator, który już zamieszkał w lokalu, może unikać wizyty u notariusza, a właściciel nie ma prostego sposobu, aby zmusić go do dopełnienia tej formalności.
Utrata prawa do lokalu zastępczego w trakcie trwania umowy: Jeśli osoba, która zgodziła się przyjąć najemcę, sprzeda swój lokal lub wycofa zgodę, najemca ma obowiązek w terminie 21 dni wskazać inny lokal zastępczy pod rygorem wypowiedzenia umowy przez właściciela. Właściciel powinien regularnie kontrolować ten stan rzeczy.

Praktyczny przykład

Pani Marta zdecydowała się wynająć swoje mieszkanie w Krakowie panu Piotrowi. Z uwagi na bezpieczeństwo, strony zdecydowały się na umowę najmu okazjonalnego. Koszt taksy notarialnej oraz wypisów wyniósł łącznie 580 zł brutto i strony postanowiły podzielić go po połowie (po 290 zł każda ze stron). Pan Piotr dostarczył oświadczenie swojej siostry, która jest właścicielką domu jednorodzinnego, potwierdzające, że w razie eksmisji brat może u niej zamieszkać. Podpis siostry został notarialnie poświadczony za kwotę 25 zł. Po podpisaniu umowy i sporządzeniu aktu notarialnego u notariusza, pani Marta przekazała klucze panu Piotrowi, a następnie w ciągu 7 dni zgłosiła umowę do urzędu skarbowego. Cała procedura przebiegła sprawnie, a obie strony zyskały pełne poczucie bezpieczeństwa prawnego.

Rola sądu i komornika w procedurze eksmisji

Warto podkreślić, że posiadanie aktu notarialnego nie uprawnia właściciela do samodzielnego, siłowego usunięcia lokatora z mieszkania (np. poprzez wymianę zamków czy odcięcie mediów). Takie działania są niezgodne z prawem i mogą skutkować odpowiedzialnością karną właściciela. Akt notarialny zastępuje jedynie długotrwałe postępowanie sądowe mające na celu uzyskanie wyroku eksmisyjnego.

W przypadku konieczności opróżnienia lokalu, właściciel składa do sądu wniosek o nadanie aktowi notarialnemu klauzuli wykonalności. Sąd bada jedynie kwestie formalne i zazwyczaj w ciągu kilku tygodni nadaje taką klauzulę. Z tak przygotowanym dokumentem właściciel udaje się do komornika sądowego, który jako jedyny organ państwowy ma prawo do przeprowadzenia fizycznej eksmisji lokatora do wskazanego lokalu zastępczego.

Podsumowanie

Podpisanie umowy najmu mieszkania u notariusza, choć wiąże się z dodatkowym kosztem rzędu kilkuset złotych oraz koniecznością dopełnienia kilku formalności, jest obecnie najbardziej rekomendowanym sposobem na bezpieczny wynajem nieruchomości. Chroni ono właściciela przed wieloletnimi sporami sądowymi i stratami finansowymi, jednocześnie dając uczciwemu najemcy gwarancję stabilnych warunków mieszkaniowych. Kluczem do pełnego sukcesu jest bezwzględne przestrzeganie procedur, terminów oraz prawidłowe przygotowanie wszystkich wymaganych dokumentów.