Prosta spółka akcyjna w organizacji a prawa wspólnika albo członka zarządu

Prosta spółka akcyjna (PSA) to nowoczesna forma prawna, która od momentu swojego wprowadzenia do polskiego systemu prawnego w lipcu 2021 roku cieszy się ogromnym zainteresowaniem przedsiębiorców, zwłaszcza z sektora startupów, innowacji oraz nowych technologii. Jednak droga od momentu podpisania umowy spółki do jej ostatecznego zarejestrowania w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) bywa skomplikowana i pełna pułapek prawnych. W tym okresie przejściowym mamy do czynienia z doomed prostą spółką akcyjną w organizacji. Jakie prawa i obowiązki mają wówczas wspólnicy (akcjonariusze) oraz członkowie zarządu? Jakie ryzyka wiążą się z podejmowaniem działań w tym czasie i jak prawidłowo reprezentować podmiot, który formalnie jeszcze nie został wpisany do rejestru? Poniższy artykuł szczegółowo wyjaśnia te zagadnienia z perspektywy praktycznej i teoretycznej.

Czym jest prosta spółka akcyjna w organizacji? Status prawny podmiotu

Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych (KSH), z chwilą zawarcia umowy prostej spółki akcyjnej powstaje prosta spółka akcyjna w organizacji. Jest to specyficzny byt prawny, określany w doktrynie prawa handlowego jako ułomna osoba prawna (jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną). Oznacza to, że spółka w organizacji może we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, zatrudniać pracowników, a także pozywać i być pozywana przed sądami (posiada zdolność sądową i procesową).

Byt ten ma charakter tymczasowy i przejściowy. Jego głównym celem jest przygotowanie spółki do pełnej rejestracji w KRS oraz umożliwienie podjęcia pierwszych, niezbędnych czynności gospodarczych jeszcze przed formalnym sfinalizowaniem procedury rejestracyjnej. Okres ten kończy się z chwilą wpisu spółki do rejestru, kiedy to prosta spółka akcyjna w organizacji staje się „właściwą” prostą spółką akcyjną i uzyskuje pełną osobowość prawną. Jeśli jednak wniosek o rejestrację nie zostanie złożony w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki, lub jeśli postanowienie sądu rejestrowego o odmowie rejestracji stanie się prawomocne, spółka w organizacji ulega rozwiązaniu z mocy prawa.

Prawa i obowiązki wspólnika (akcjonariusza) w okresie organizacji

Wspólnicy prostej spółki akcyjnej (często nazywani akcjonariuszami, jako że PSA emituje akcje, a nie udziały w tradycyjnym rozumieniu spółki z o.o.) odgrywają kluczową rolę już na etapie organizacji spółki. Ich status prawny w tym okresie różni się jednak od statusu po wpisie do KRS, co generuje wiele pytań o zakres ich uprawnień korporacyjnych i majątkowych.

Prawo do udziału w zgromadzeniach i podejmowania uchwał

Wspólnicy prostej spółki akcyjnej w organizacji mają pełne prawo do decydowania o losach powstającego podmiotu. Mogą oni zwoływać walne zgromadzenia (lub zgromadzenia wspólników w organizacji) i podejmować uchwały niezbędne do funkcjonowania spółki. Dotyczy to w szczególności powołania pierwszych organów spółki (zarządu lub rady dyrektorów), jeśli nie zostały one powołane w samej umowie spółki, oraz udzielania pełnomocnictw do reprezentowania spółki. Uchwały te są wiążące dla spółki w organizacji i stanowią podstawę do działania powołanych organów.

Obrót akcjami (udziałami) w organizacji – czy jest możliwy?

Częstym pytaniem nurtującym założycieli jest to, czy w okresie organizacji można dokonać zbycia swoich praw w spółce (czyli potocznie mówiąc: sprzedać udziały lub akcje). W tradycyjnych spółkach akcyjnych obrót akcjami przed wpisem do rejestru jest zakazany pod rygorem nieważności. W przypadku prostej spółki akcyjnej, ze względu na jej hybrydowy charakter łączący cechy spółki z o.o. i spółki akcyjnej, sytuacja jest specyficzna.

Prawa do akcji (często potocznie nazywane udziałami) mogą być przedmiotem obrotu, jednak transakcje takie niosą ze sobą wysokie ryzyko prawne i wymagają zachowania odpowiedniej formy. Do momentu wpisu do KRS nie istnieje jeszcze rejestr akcjonariuszy, który w PSA jest prowadzony przez podmiot zewnętrzny (np. dom maklerski lub notariusza). Wszelkie zmiany w składzie wspólników przed rejestracją wymagają zatem zmiany umowy spółki lub zawarcia umów przeniesienia praw i obowiązków z umowy spółki (tzw. przelew wierzytelności i przejęcie długu w zakresie praw i obowiązków wspólnika), co znacznie komplikuje procedurę i wymaga formy aktu notarialnego lub formy dokumentowej, w zależności od sposobu zawarcia umowy spółki.

Obowiązek wniesienia wkładów na pokrycie akcji

Wspólnicy są zobowiązani do wniesienia wkładów pokrywających objęte akcje na zasadach określonych w umowie spółki. Co istotne, w prostej spółce akcyjnej wkłady na pokrycie akcji nie muszą być wniesione w całości przed zgłoszeniem spółki do rejestru (w przeciwieństwie do klasycznej spółki akcyjnej czy spółki z o.o.). Umowa spółki może określać terminy wniesienia wkładów już po rejestracji, co stanowi ogromne ułatwienie dla startupów.

Niemniej jednak, jeśli umowa przewiduje wniesienie określonych wkładów (pieniężnych lub niepieniężnych) na etapie organizacji, wspólnik ma bezwzględny obowiązek wywiązać się z tego zobowiązania wobec spółki w organizacji. Spółka w organizacji, reprezentowana przez zarząd, może dochodzić tych roszczeń na drodze sądowej.

Prawa korporacyjne i majątkowe wspólników w okresie organizacji – głęboka analiza

W okresie przed rejestracją prostej spółki akcyjnej w KRS, wspólnicy (akcjonariusze) posiadają szereg uprawnień, które pozwalają im kontrolować proces powstawania podmiotu. Kluczowym uprawnieniem jest prawo do informacji. Zgodnie z art. 300[16] KSH, każdy wspólnik ma prawo żądać od zarządu (lub osób reprezentujących spółkę w organizacji) informacji dotyczących spraw spółki, w tym wglądu do ksiąg i dokumentów. Uprawnienie to chroni założycieli przed samowolą osób, którym powierzono prowadzenie spraw spółki przed jej formalną rejestracją.

Kolejną kwestią jest prawo do dywidendy. Choć na etapie organizacji spółka zazwyczaj nie generuje jeszcze zysków przeznaczonych do podziału, to jednak wszelkie przychody i koszty wygenerowane w tym okresie są rozliczane w pierwszym roku obrotowym spółki po jej rejestracji. Wspólnicy zachowują prawo do udziału w przyszłych zyskach, które powstaną w wyniku działalności podjętej jeszcze przed wpisem do KRS.

Warto również wspomnieć o umowach wspólników (tzw. Shareholder Agreements - SHA). Umowy te, regulujące zasady współpracy, ład korporacyjny czy opcje kupna/sprzedaży akcji, mogą być zawierane i wchodzą w życie już w okresie organizacji spółki. Są one w pełni wiążące dla stron, stanowiąc kluczowy element zabezpieczenia interesów inwestorów i założycieli na najwcześniejszym etapie rozwoju biznesu.

Prawa i obowiązki członków zarządu w PSA w organizacji

Zarząd (lub rada dyrektorów, jeśli wybrano monistyczny model zarządzania) to organ powołany do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania. W okresie organizacji rola zarządu jest kluczowa, ale też obarczona największą odpowiedzialnością osobistą.

Reprezentacja spółki w organizacji – zasady ogólne

Zgodnie z ogólnymi zasadami Kodeksu spółek handlowych, prosta spółka akcyjna w organizacji jest reprezentowana przez:

Zarząd (lub radę dyrektorów) – jeżeli został powołany w umowie spółki lub uchwałą wspólników podjętą niezwłocznie po zawarciu umowy;
Pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wszystkich wspólników (założycieli) – rozwiązanie to jest stosowane najczęściej wtedy, gdy zarząd nie został jeszcze powołany lub gdy wspólnicy chcą powierzyć określone zadania jednej, konkretnej osobie przed rejestracją.

Oznacza to, że członkowie zarządu mają prawo i obowiązek podejmowania czynności w imieniu spółki. Mogą zawierać umowy najmu lokalu, umowy rachunku bankowego, a także zatrudniać pierwszych pracowników. Należy jednak pamiętać, że wszelkie czynności powinny być dokonywane ze wskazaniem, że stroną jest "spółka w organizacji" (np. "XYZ Prosta Spółka Akcyjna w organizacji"). Brak takiego oznaczenia może prowadzić do sporów interpretacyjnych i prób obciążenia odpowiedzialnością osobistą osób podpisujących umowę.

Obowiązek zgłoszenia spółki do KRS i formalności rejestracyjne

Podstawowym i najważniejszym obowiązkiem zarządu prostej spółki akcyjnej w organizacji jest zgłoszenie spółki do rejestru przedsiębiorców KRS. Wniosek o wpis musi zostać złożony za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (Portal Rejestrów Sądowych lub system S24, jeśli umowę zawarto przy użyciu wzorca umowy).

Członkowie zarządu muszą dołożyć należytej staranności, aby wniosek był kompletny, opłacony i zawierał wszystkie wymagane załączniki, w tym:

umowę spółki (lub jej odpis);
oświadczenie zarządu o wysokości kapitału akcyjnego (jeśli został określony) oraz o wniesieniu wkładów w zakresie wymaganym przez umowę na dzień zgłoszenia;
listę akcjonariuszy z podaniem liczby i rodzaju akcji objętych przez każdego z nich;
oświadczenia członków zarządu o zgodzie na pełnienie funkcji oraz ich adresy do doręczeń.

Odpowiedzialność za zobowiązania spółki w organizacji

Kwestia odpowiedzialności w okresie przed rejestracją spółki w KRS jest jednym z najbardziej newralgicznych punktów całego procesu tworzenia PSA. Przepisy chronią wierzycieli spółki w organizacji, wprowadzając surowe zasady odpowiedzialności solidarnej, które mają zapobiegać nadużyciom.

Za zobowiązania prostej spółki akcyjnej w organizacji odpowiadają solidarnie:

Sama spółka w organizacji – odpowiada całym swoim obecnym majątkiem, w tym wniesionymi wkładami oraz nabytymi prawami;
Osoby, które działały w imieniu spółki – dotyczy to przede wszystkim członków zarządu (lub rady dyrektorów) oraz pełnomocników, którzy podpisali umowy lub zaciągnęli zobowiązania w imieniu spółki;
Wspólnicy (akcjonariusze) – przy czym ich odpowiedzialność jest ograniczona do wartości niewniesionego wkładu na pokrycie objętych akcji, zgodnie z umową spółki.

Ta solidarna odpowiedzialność oznacza, że wierzyciel może żądać zapłaty całości lub części długu od samej spółki, od członka zarządu, który podpisał umowę, lub od wspólnika (w granicach jego niewniesionego wkładu). Jest to odpowiedzialność o charakterze osobistym i nieograniczonym dla osób działających w imieniu spółki.

Jak można ograniczyć to ryzyko? Ustawa przewiduje, że odpowiedzialność osób działających w imieniu spółki (np. członków zarządu) ustaje wobec spółki z chwilą zatwierdzenia ich czynności przez walne zgromadzenie wspólników. Jednak wobec wierzycieli zewnętrznych odpowiedzialność ta trwa nadal za zobowiązania zaciągnięte w okresie organizacji, chyba że wierzyciel wyraźnie zwolni te osoby z długu, przejmując zabezpieczenie wyłącznie na zarejestrowaną spółkę.

Porównanie: PSA w organizacji a Sp. z o.o. w organizacji

Choć obie formy prawne w okresie organizacji wykazują wiele podobieństw, istnieją kluczowe różnice, które warto znać przed podjęciem decyzji o wyborze formy prawnej:

Wymóg pokrycia kapitału: Inaczej niż w spółce z o.o., gdzie przed zgłoszeniem do KRS należy wnieść wkłady na pokrycie całego kapitału zakładowego (minimum 5000 zł), w PSA kapitał akcyjny może wynosić zaledwie 1 zł, a wkłady nie muszą być wniesione w całości przed rejestracją.
Struktura organów: W spółce z o.o. w organizacji nie ma możliwości powołania rady dyrektorów – występuje tam klasyczny podział na zarząd i radę nadzorczą. W PSA w organizacji można od razu powołać radę dyrektorów, która łączy funkcje zarządcze i nadzorcze.
Obrót prawami: Obrót udziałami w spółce z o.o. w organizacji jest dopuszczalny, ale wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. W PSA obrót prawami do akcji przed rejestracją jest bardziej skomplikowany ze względu na brak rejestru akcji.

Praktyczna procedura rejestracji i funkcjonowania krok po kroku

Aby bezpiecznie przeprowadzić prostą spółkę akcyjną przez etap organizacji i doprowadzić do jej skutecznej rejestracji, warto postępować zgodnie z poniższą procedurą:

Zawarcie umowy spółki: Może nastąpić w formie aktu notarialnego lub przy użyciu wzorca umowy w systemie S24. Z tą chwilą powstaje spółka w organizacji.
Powołanie organów lub pełnomocnika: Jeśli zarząd nie został powołany w umowie, wspólnicy powinni niezwłocznie podjąć uchwałę o jego powołaniu lub ustanowić pełnomocnika do reprezentacji.
Uzyskanie NIP i REGON (opcjonalnie przed KRS): Jeśli spółka musi pilnie działać, zarząd składa wnioski do właściwych urzędów. W systemie S24 numery te są nadawane automatycznie po rejestracji.
Otwarcie rachunku bankowego: Przedłożenie bankowi umowy spółki i dokumentów tożsamości reprezentantów w celu założenia konta dla spółki w organizacji.
Wniesienie wymaganych wkładów: Wspólnicy wpłacają na konto spółki wkłady w części wymaganej przez umowę spółki przed jej rejestracją.
Złożenie wniosku do KRS: Zarząd przygotowuje i wysyła kompletny wniosek o wpis spółki do rejestru za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) lub systemu S24.
Wpis do rejestru: Sąd rejestrowy dokonuje wpisu. Z tą chwilą spółka uzyskuje osobowość prawną, a zarząd przejmuje pełną reprezentację nad zarejestrowanym podmiotem.

Najczęstsze błędy i ryzyka – jak ich unikać?

Prowadzenie spraw spółki w organizacji wymaga dużej ostrożności. Oto najczęstsze błędy popełniane przez młodych przedsiębiorców:

Brak oznaczenia "w organizacji" w umowach: Pominięcie tego dopisku może sugerować kontrahentowi, że spółka jest już zarejestrowana, co może być uznane za wprowadzenie w błąd i skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą członków zarządu.
Zaciąganie zobowiązań przekraczających realne możliwości finansowe: Ponieważ założyciele i członkowie zarządu odpowiadają osobiście za długi spółki w organizacji, zaciąganie dużych kredytów lub leasingów przed wpisem do KRS jest skrajnie ryzykowne.
Błędy formalne we wniosku do KRS: Złożenie niekompletnego wniosku wydłuża procedurę rejestracji, co przedłuża okres osobistej odpowiedzialności zarządu i może doprowadzić do przekroczenia 6-miesięcznego terminu ważności umowy spółki.

Przykład praktyczny z życia startupu

Rozważmy sytuację trzech młodych inżynierów: Tomasza, Marty i Kamila, którzy postanowili założyć firmę rozwijającą oprogramowanie oparte na sztucznej inteligencji. W tym celu 15 marca podpisali u notariusza umowę Prostej Spółki Akcyjnej pod nazwą "AI Innovators PSA". W umowie powołano Tomasza i Martę do zarządu spółki.

Z chwilą podpisania aktu notarialnego powstała "AI Innovators PSA w organizacji". Już 20 marca Tomasz i Marta, działając jako zarząd spółki w organizacji, podpisali umowę najmu biura w Warszawie oraz zakupili specjalistyczne serwery o wartości 80 000 zł. Umowę podpisano, wyraźnie wskazując, że stroną jest spółka w organizacji.

Niestety, z przyczyn formalnych (błędy w dokumentach dotyczących zgody członków zarządu na pełnienie funkcji), sąd rejestrowy zwrócił wniosek o wpis do KRS. Poprawianie dokumentów i ponowne złożenie wniosku zajęło zarządowi kolejne dwa miesiące. W tym czasie dostawca serwerów zażądał zapłaty. Ponieważ spółka w organizacji nie posiadała jeszcze wystarczających środków na koncie (gdyż wkłady wspólników miały zostać wniesione dopiero po rejestracji), dostawca sprzętu skierował roszczenia bezpośrednio do Tomasza i Marty jako osób, które podpisały umowę w imieniu spółki w organizacji.

Tomasz i Marta musieli uregulować należność solidarnie ze swoich prywatnych oszczędności. Po ostatecznym zarejestrowaniu spółki w KRS (co nastąpiło w lipcu) oraz podjęciu przez walne zgromadzenie uchwały zatwierdzającej te wydatki, Tomasz i Marta uzyskali roszczenie regresowe do spółki o zwrot wyłożonych środków, co pozwoliło im odzyskać prywatne pieniądze, gdy spółka pozyskała pierwszego inwestora.

Podsumowanie

Okres funkcjonowania prostej spółki akcyjnej w organizacji to czas dynamicznych przygotowań do rozpoczęcia właściwej działalności gospodarczej. Zarówno wspólnicy, jak i członkowie zarządu posiadają w tym czasie określone prawa, ale też ciążą na nich poważne obowiązki, ze szczególnym uwzględnieniem solidarnej odpowiedzialności osobistej. Kluczem do bezpiecznego przejścia przez ten etap jest ścisłe przestrzeganie zasad reprezentacji, dbałość o szybkie i poprawne złożenie wniosku do KRS oraz świadomość prawna dotycząca zaciąganych zobowiązań. Właściwe zarządzanie spółką w organizacji pozwala na bezproblemowe wejście na rynek i budowanie stabilnego biznesu od pierwszych dni jego istnienia.