Świadectwo pracy w trakcie zatrudnienia: orzecznictwo i linia sądowa

Świadectwo pracy jest jednym z najważniejszych dokumentów w polskim prawie pracy. Potwierdza ono okres oraz charakter zatrudnienia, a także inne kluczowe okoliczności niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych u kolejnych pracodawców oraz uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Zgodnie z powszechną praktyką, dokument ten wydawany jest w momencie definitywnego rozstania się stron stosunku pracy. Pojawia się jednak pytanie: czy możliwe jest uzyskanie świadectwa pracy w trakcie trwania zatrudnienia? Analiza przepisów Kodeksu pracy oraz bogatego orzecznictwa Sądu Najwyższego i sądów powszechnych pozwala na precyzyjne nakreślenie ram prawnych tej instytucji, która w praktyce wywołuje liczne spory interpretacyjne.

Charakter prawny świadectwa pracy w świetle orzecznictwa

Aby zrozumieć zasady wydawania świadectwa pracy w trakcie zatrudnienia, należy najpierw zdefiniować jego charakter prawny. W polskim systemie prawnym świadectwo pracy jest kwalifikowane jako dokument prywatny w rozumieniu art. 245 Kodeksu postępowania cywilnego. Stanowi ono dowód tego, że osoba, która je podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie.

Sąd Najwyższy w swoim utrwalonym orzecznictwie (m.in. w wyroku z dnia 17 maja 2016 r., sygn. akt I PK 139/15) wielokrotnie podkreślał, że świadectwo pracy jest wyłącznie dokumentem wiedzy (oświadczeniem wiedzy), a nie oświadczeniem woli. Oznacza to, że nie tworzy ono nowych praw podmiotowych po stronie pracownika, nie modyfikuje ani nie kształtuje istniejącego stosunku prawnego, ani nie stanowi źródła zobowiązań dla pracodawcy. Ma charakter wyłącznie deklaratoryjny, a zawarte w nim informacje mogą być w każdym czasie podważane przed sądem pracy za pomocą wszelkich środków dowodowych.

W konsekwencji, jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 2 czerwca 2010 r. (sygn. akt I PK 166/10), błędne dane wpisane do świadectwa pracy nie wiążą sądu ani organów rentowych, które mogą samodzielnie ustalać rzeczywisty przebieg zatrudnienia. Niemniej jednak, dla pracownika dokument ten ma fundamentalne znaczenie praktyczne w codziennym obrocie prawnym.

Zasada ogólna wydawania świadectwa pracy

Zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

Z regulacji tej wynika podstawowa zasada: świadectwo pracy dokumentuje zakończony stosunek pracy. Dopopóki pracownik świadczy pracę na podstawie trwającej umowy o pracę (szczególnie umowy na czas nieokreślony), pracodawca nie ma prawa ani obowiązku wydawania świadectwa pracy dokumentującego ten bieżący okres. W trakcie trwania zatrudnienia pracownik, który potrzebuje potwierdzenia faktu wykonywania pracy (np. do celów kredytowych, ubiegania się o świadczenia socjalne czy w celach urzędowych), powinien wnioskować o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach, a nie o świadectwo pracy.

Wyjątek od zasady ogólnej: Świadectwo pracy w trakcie zatrudnienia przy umowach terminowych

Jedyny przypadek, w którym dopuszczalne – a wręcz wymagane przepisami prawa – jest wydanie świadectwa pracy w trakcie trwania zatrudnienia u tego samego pracodawcy, dotyczy sytuacji sukcesywnego zawierania umów terminowych. Zagadnienie to reguluje art. 97 § 1(1) oraz § 1(3) Kodeksu pracy.

Przepisy te wprowadzają szczególny mechanizm w sytuacji, gdy pracodawca bezpośrednio po zakończeniu jednej umowy o pracę (np. na okres próbny lub na czas określony) nawizuje z tym samym pracownikiem kolejną umowę o pracę. W takim przypadku pracodawca jest zwolniony z automatycznego obowiązku wydania świadectwa pracy za zakończony okres. Ma to na celu odciążenie działów kadr od nadmiernej biurokracji przy płynnym kontynuowaniu zatrudnienia. Ustawodawca przewidział jednak dwa tryby postępowania w takiej sytuacji:

1. Tryb automatyczny (bez wniosku pracownika)

Jeżeli pracownik nie złoży stosownego wniosku, pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie umów o pracę zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów. Świadectwo to wydaje się w terminie 7 dni od dnia upływu tego 24-miesięcznego okresu.

2. Tryb wnioskowy (na żądanie pracownika)

Zgodnie z art. 97 § 1(3) Kodeksu pracy, pracownik może w każdym czasie żądać wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem poprzedniej umowy o pracę (lub umów), a także świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów, przypadającego przed zgłoszeniem żądania. To właśnie ten drugi tryb stanowi klasyczny przykład wydania świadectwa pracy w trakcie trwającego zatrudnienia. Pracownik, mimo że nadal pracuje u tego samego pracodawcy na podstawie nowej umowy, ma pełne prawo zażądać dokumentu podsumowującego jego dotychczasowe, zakończone okresy pracy.

Procedura wnioskowania i obowiązki pracodawcy

Aby pracownik mógł skutecznie ubiegać się o świadectwo pracy w trakcie trwającego zatrudnienia, musi dopełnić określonych formalności, na które pracodawca musi odpowiednio zareagować:

Forma wniosku: Wniosek może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Przepisy nie narzucają rygorystycznego szablonu, jednak dla celów dowodowych zaleca się formę pisemną lub e-mailową.
Treść wniosku: Pracownik powinien wskazać, czy domaga się świadectwa pracy za ostatnią zakończoną umowę, czy też za łączny okres wszystkich dotychczasowych, zakończonych umów terminowych.
Termin na wydanie dokumentu: Pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Brak możliwości zrzeczenia się: Pracodawca nie może w umowie o pracę ani w żadnym innym porozumieniu wyłączyć prawa pracownika do żądania świadectwa pracy. Postanowienia takie byłyby nieważne jako mniej korzystne dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy (art. 18 § 2 KP).

Jak prawidłowo wypełnić świadectwo pracy wydawane w trakcie zatrudnienia?

Wypełnienie świadectwa pracy w trybie art. 97 § 1(3) KP nastręcza pracodawcom wielu trudności technicznych. Dokument ten musi być sporządzony zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy. Wątpliwości budzi przede wszystkim określenie sposobu ustania stosunku pracy. W świadectwie pracy wydawanym w trakcie zatrudnienia (np. po zakończeniu umowy na okres próbny, gdy trwa już umowa na czas określony) należy wskazać tryb rozwiązania konkretnej, zakończonej umowy.

Jeśli umowa terminowa rozwiązała się z upływem czasu, na który była zawarta, jako tryb ustania stosunku pracy należy wpisać: "rozwiązanie umowy z upływem czasu, na który była zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy)".
Jeśli umowa na okres próbny zakończyła się z upływem okresu próbnego, wpisuje się analogicznie: "rozwiązanie umowy z upływem czasu, na który była zawarta".

Ważne jest, aby w polu dotyczącym okresu zatrudnienia wskazać wyłącznie ramy czasowe zakończonej umowy (lub umów), a nie okres trwającej obecnie umowy. Przykładowo, jeśli pracownik pracował na okresie próbnym od 1 stycznia do 31 marca, a od 1 kwietnia pracuje na czasie określonym, świadectwo wydawane w maju może obejmować wyłącznie okres od 1 stycznia do 31 marca. Wszelkie próby wpisywania daty "do nadal" lub daty końcowej trwającej umowy są rażącym błędem formalnym.

Linia orzecznicza sądów pracy w sprawach o wydanie świadectwa

Orzecznictwo sądów pracy w zakresie wydawania świadectw pracy w trakcie zatrudnienia koncentruse się wokół kilku kluczowych zagadnień:

Niedopuszczalność wydania świadectwa za trwający okres zatrudnienia

Sądy jednoznacznie wskazują, że niedopuszczalne jest wydanie świadectwa pracy za okres trwającej umowy o pracę, która nie uległa rozwiązaniu ani nie wygasła. Pracodawca, który uległby naciskom pracownika i wystawił taki dokument, popełniłby błąd formalny. Świadectwo pracy musi bowiem zawierać informacje o dacie i sposobie ustania stosunku pracy, co w przypadku trwającej umowy jest niemożliwe do określenia.

Roszczenie o wydanie świadectwa pracy a przedawnienie

Ważnym aspektem poruszanym w orzecznictwie jest kwestia przedawnienia roszczenia o wydanie świadectwa pracy. Sąd Najwyższy stoi na stanowisku, że obowiązek wydania świadectwa pracy jest obowiązkiem o charakterze publicznoprawnym i ściśle związanym z ochroną praw pracowniczych. Choć roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat (art. 291 § 1 KP), to samo żądanie wydania świadectwa pracy jako dokumentu potwierdzającego stan faktyczny nie podlega przedawnieniu w sposób, który uniemożliwiałby jego uzyskanie. Pracownik może żądać wydania dokumentu nawet po wielu latach od zakończenia danej umowy, choć upływ czasu może utrudnić pracodawcy jego sporządzenie z uwagi na okresy przechowywania akt osobowych.

Odpowiedzialność odszkodowawcza pracodawcy

Zgodnie z art. 99 § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 10 listopada 2010 r. (sygn. akt I PK 80/10) wyjaśnił, że warunkiem sine qua non odpowiedzialności odszkodowawczej pracodawcy jest wykazanie przez pracownika szkody polegającej na niemożliwości podjęcia nowego zatrudnienia z powodu braku świadectwa pracy. W przypadku trwającego zatrudnienia (gdy pracownik nadal pracuje u tego samego pracodawcy na kolejnej umowie) wykazanie takiej szkody może być utrudnione, jednak nie jest wykluczone (np. gdy pracownik chciał podjąć dodatkowe zatrudnienie u innego pracodawcy, który wymagał świadectwa z poprzednich okresów).

Sądowa droga dochodzenia wydania świadectwa pracy

W przypadku, gdy pracodawca odmawia wydania świadectwa pracy w trakcie zatrudnienia (mimo spełnienia przesłanek z art. 97 § 1(3) KP), pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia na drogę sądową. Zgodnie z art. 97(1) Kodeksu pracy, jeżeli pracodawca nie wydał świadectwa pracy, pracownikowi przysługuje roszczenie o jego wydanie.

Warto wskazać na istotną zmianę przepisów, która weasła w życie we wrześniu 2019 roku. Przed tą nowelizacją, w przypadku bezczynności pracodawcy, pracownik musiał najpierw przejść procedurę wezwania do wydania dokumentu, a droga sądowa była bardziej skomplikowana. Obecnie, jeśli pracodawca nie wyda świadectwa pracy w terminie, pracownik może bezpośrednio wystąpić do sądu pracy z powództwem o nakazanie pracodawcy wydania tego dokumentu.

Co niezwykle istotne, jeśli pracodawca nie istnieje (np. został zlikwidowany) lub z innych przyczyn kontakt z nim jest niemożliwy, pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Sąd pracy po przeprowadzeniu postępowania wydaje wyrok, który zastępuje świadectwo pracy (orzeczenie o charakterze konstytutywnym). Taki wyrok stanowi dla ZUS oraz innych instytucji pełnoprawny dowód potwierdzający okresy zatrudnienia.

W sprawach tych właściwy jest sąd pracy (sąd rejonowy - wydział pracy i ubezpieczeń społecznych) według właściwości ogólnej pozwanego pracodawcy lub według miejsca, w którym praca była, jest lub miała być wykonywana. Pracownik w sprawach z zakresu prawa pracy korzysta z istotnych ułatwień kosztowych – co do zasady jest zwolniony z opłat sądowych, chyba że wartość przedmiotu sporu przewyższa kwotę 50 000 zł (art. 35 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych), co w sprawach o samo wydanie świadectwa pracy praktycznie się nie zdarza.

Najczęstsze błędy pracodawców i ryzyka prawne

W praktyce kadrowej dochodzi do wielu uchybień związanych z interpretacją przepisów o wydawaniu świadectw pracy w trakcie zatrudnienia. Do najczęstszych należą:

Ignorowanie wniosków pracowników: Pracodawcy często błędnie uważają, że skoro pracownik nadal u nich pracuje, to nie ma potrzeby wydawania mu żadnych dokumentów aż do ostatecznego zakończenia współpracy. Jest to wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny (art. 282 § 1 pkt 3 KP).
Wydawanie świadectwa "na zapas": Wystawianie dokumentu przed faktycznym rozwiązaniem umowy terminowej, np. na tydzień przed jej końcem, z wpisaną antydatowaną informacją o sposobie rozwiązania umowy.
Brak rozróżnienia dokumentów: Wystawianie świadectwa pracy zamiast zaświadczenia o zatrudnieniu na potrzeby instytucji zewnętrznych (np. banków, sądów cywilnych).
Nietrzymanie terminu 7 dni: Przekroczenie ustawowego terminu na wydanie świadectwa po złożeniu wniosku przez pracownika, co otwiera drogę do skargi do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).

Praktyczny przykład (Case Study)

Pani Anna została zatrudniona w firmie produkcyjnej na podstawie umowy o pracę na okres próbny od 1 stycznia do 31 marca. Następnie, od 1 kwietnia, pracodawca zawarł z nią umowę na czas określony do 31 grudnia tego samego roku. W maju Pani Anna postanowiła ubiegać się o dofinansowanie do studiów podyplomowych z funduszy unijnych. Instytucja przyznająca środki wymagała przedstawienia świadectwa pracy potwierdzającego przepracowanie co najmniej 3 miesięcy w celach weryfikacji stażu zawodowego.

Dnia 10 maja Pani Anna złożyła do działu kadr pisemny wniosek o wydanie świadectwa pracy za okres próbny (od 1 stycznia do 31 marca). Specjalista ds. kadr odmówił wydania dokumentu, argumentując, że Pani Anna nadal jest pracownikiem firmy, a świadectwo zostanie wystawione dopiero po 31 grudnia, czyli po zakończeniu obecnej umowy na czas określony.

Rozstrzygnięcie prawne: Działanie pracodawcy było niezgodne z prawem. Ponieważ Pani Anna kontynuuje zatrudnienie u tego samego pracodawcy na podstawie kolejnej umowy, zastosowanie znajduje art. 97 § 1(3) Kodeksu pracy. Pracodawca miał bezwzględny obowiązek wydać świadectwo pracy za zakończony okres próbny w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku, czyli najpóźniej do 17 maja. W przypadku dalszej odmowy, Pani Anna mogła zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy lub wystąpić z powództwem do sądu pracy o nakazanie wydania świadectwa pracy.

Podsumowanie i rekomendacje dla pracodawców i pracowników

Świadectwo pracy w trakcie zatrudnienia to instrument prawny o charakterze ściśle celowym, mający chronić interesy pracownika przy jednoczesnym poszanowaniu realiów organizacyjnych pracodawcy. Kluczem do uniknięcia sporów przed sądem pracy jest zrozumienie, że prawo do żądania tego dokumentu przysługuje wyłącznie w odniesieniu do zakończonych okresów zatrudnienia (umów, które już wygasły lub zostały rozwiązane), a nie stosunku pracy trwającego w momencie składania wniosku.

Pracodawcy powinni wdrożyć odpowiednie procedury w działach personalnych, aby sprawnie identyfikować wnioski o świadectwo pracy składane na podstawie art. 97 § 1(3) KP i terminowo na nie reagować. Z kolei pracownicy powinni pamiętać, że do wykazania bieżącego statusu zatrudnienia służą zaświadczenia, a świadectwo pracy jest dokumentem o charakterze historycznym, podsumowującym zamknięte etapy kariery zawodowej.