Wypowiedzenie umowy o pracę jaki okres: podstawa prawna i praktyka

Rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem to jedna z najczęściej stosowanych procedur w polskim prawie pracy. Choć na pierwszy rzut oka zasady wydają się jasne, w praktyce zarówno pracownicy, jak i pracodawcy napotykają liczne trudności związane z prawidłowym ustaleniem i obliczeniem długości okresu wypowiedzenia. Błędne określenie tego terminu może nieść za sobą poważne konsekwencje prawne i finansowe, w tym konieczność wypłaty odszkodowania lub spory przed sądem pracy. Niniejszy artykuł stanowi kompleksowe kompendium wiedzy na temat okresów wypowiedzenia umów o pracę, opierające się na przepisach Kodeksu pracy oraz ugruntowanej praktyce i orzecznictwie.

Podstawowe pojęcia i regulacje prawne

Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronne oświadczenie woli jednej ze stron stosunku pracy (pracownika lub pracodawcy), które prowadzi do rozwiązania umowy po upływie określonego czasu, zwanego okresem wypowiedzenia. Zasady te reguluje przede wszystkim ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Zgodnie z przepisami, okres wypowiedzenia ma na celu zabezpieczenie interesów obu stron: pracownikowi pozwala na znalezienie nowego zatrudnienia, a pracodawcy daje czas na zorganizowanie zastępstwa i płynne przekazanie obowiązków.

Warto pamiętać, że wypowiedzenie jest czynnością prawną o charakterze jednostronnym i staje się skuteczne z chwilą, gdy doszło do drugiej strony w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Od tego momentu zaczyna biec okres wypowiedzenia, którego długość jest ściśle określona przez prawo i zależy od kilku kluczowych czynników, takich jak rodzaj zawartej umowy oraz okres zatrudnienia u danego pracodawcy.

Okres wypowiedzenia a rodzaj umowy o pracę

Polski Kodeks pracy wyróżnia różne okresy wypowiedzenia w zależności od tego, czy mamy do czynienia z umową na okres próbny, umową na czas określony, czy też umową na czas nieokreślony. Poniżej szczegółowo omawiamy każdy z tych przypadków.

Umowa na okres próbny

Umowa na okres próbny zawierana jest w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia do określonego rodzaju pracy. Okresy wypowiedzenia dla tej umowy reguluje art. 34 Kodeksu pracy i są one uzależnione od czasu, na jaki umowa została zawarta:

3 dni robocze – jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni,
1 tydzień – jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie,
2 tygodnie – jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Warto zwrócić uwagę na specyfikę liczenia okresu trzydniowego. W przypadku wypowiedzenia trzydniowego, bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu doręczenia wypowiedzenia, a dniami roboczymi są wszystkie dni od poniedziałku do soboty, z wyłączeniem niedziel i świąt ustawowo wolnych od pracy.

Umowa na czas określony i nieokreślony

Od 22 lutego 2016 roku przepisy dotyczące okresów wypowiedzenia umów na czas określony zostały zrównane z przepisami dotyczącymi umów na czas nieokreślony. Oznacza to, że w obu przypadkach długość okresu wypowiedzenia zależy wyłącznie od stażu pracy u danego pracodawcy. Zgodnie z art. 36 § 1 Kodeksu pracy, okresy te wynoszą odpowiednio:

2 tygodnie – jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
1 miesiąc – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
3 miesiące – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Zrównanie tych okresów było krokiem milowym w polskim prawie pracy, eliminującym wcześniejszą dyskryminację pracowników zatrudnionych na czas określony, których okres wypowiedzenia wynosił zazwyczaj 2 tygodnie, niezależnie od stażu pracy.

Jak prawidłowo ustalić staż pracy u pracodawcy?

Ustalenie stażu pracy (tzw. zakładowego stażu pracy) ma kluczowe znaczenie dla określenia właściwego okresu wypowiedzenia. Do tego stażu wlicza się wszystkie okresy zatrudnienia u danego pracodawcy, bez względu na ewentualne przerwy w zatrudnieniu czy liczbę kolejno zawieranych umów o pracę. Oznacza to, że jeśli pracownik pracował w firmie przez rok, następnie miał dwuletnią przerwę i został zatrudniony ponownie, jego staż pracy u tego pracodawcy sumuje się.

Dodatkowo, do zakładowego stażu pracy wlicza się okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w art. 23[1] Kodeksu pracy (czyli w wyniku przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę), a także w innych przypadkach, gdy na mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca stał się następcą prawnym w stosunkach pracy poprzedniego pracodawcy.

Co istotne, przy ustalaniu stażu pracy na potrzeby określenia okresu wypowiedzenia bierze się pod uwagę cały okres zatrudnienia, aż do dnia rozwiązania umowy o pracę (czyli włącznie z samym okresu wypowiedzenia). Może to prowadzić do sytuacji, w której w trakcie trwania okresu wypowiedzenia pracownik przekroczy próg stażowy (np. 3 lata), co automatycznie wydłuży jego okres wypowiedzenia.

Zasady obliczania terminów wypowiedzenia

Samo ustalenie długości okresu wypowiedzenia to dopiero połowa sukcesu. Równie ważne jest prawidłowe obliczenie momentu, w którym umowa o pracę ostatecznie się rozwiąże. Kodeks pracy zawiera w tym zakresie bardzo precyzyjne, a zarazem specyficzne regulacje, które różnią się od ogólnych zasad prawa cywilnego.

Okresy wypowiedzenia liczone w tygodniach

Zgodnie z art. 30 § 2[1] Kodeksu pracy, okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miasta. W przypadku okresu wypowiedzenia liczonego w tygodniach (np. 1 tydzień lub 2 tygodnie), termin ten zawsze upływa w sobotę. Oznacza to, że niezależnie od tego, w który dzień tygodnia (poniedziałek, środa czy piątek) wypowiedzenie zostało złożone, okres wypowiedzenia rozpoczyna swój bieg w najbliższą niedzielę i kończy się w sobotę po upływie odpowiednio jednego lub dwóch tygodni.

Okresy wypowiedzenia liczone w miesiącach

W przypadku okresów wypowiedzenia liczonych w miesiącach (1 miesiąc lub 3 miesiące), okres ten zawsze kończy się w ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego. Bieg wypowiedzenia rozpoczyna się z pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono oświadczenie o wypowiedzeniu. Przykładowo, jeśli pracownik złoży wypowiedzenie z zachowaniem jednomiesięcznego okresu w dniu 15 marca, okres ten rozpocznie się 1 kwietnia i zakończy 30 kwietnia. Jeśli jednak złoży je 1 marca, termin rozwiązania umowy również przypadnie na 30 kwietnia. Z tego względu dla obu stron najkorzystniejsze pod względem czasowym jest składanie wypowiedzeń pod koniec miesiąca.

Skrócenie okresu wypowiedzenia

W określonych sytuacjach przepisy prawa pracy dopuszczają możliwość skrócenia okresu wypowiedzenia. Może to nastąpić na dwa sposoby: na mocy jednostronnej decyzji pracodawcy w przypadkach określonych w ustawie lub na mocy porozumienia stron.

Zgodnie z art. 36[1] Kodeksu pracy, jeżeli wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony następuje z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników (np. zwolnienia grupowe), pracodawca może skrócić okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, najwyżej jednak do 1 miesiąca. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia. Okres, za który przysługuje odszkodowanie, wlicza się pracownikowi do okresu zatrudnienia, jeśli w tym czasie pozostaje bez pracy.

Drugą możliwością jest skrócenie okresu wypowiedzenia na mocy wspólnego porozumienia stron po złożeniu wypowiedzenia przez jedną z nich (art. 36 § 6 Kodeksu pracy). Strony mogą ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy, co nie zmienia faktu, że umowa zostaje rozwiązana w trybie wypowiedzenia, a nie na mocy porozumienia stron. Rozwiązanie to jest często stosowane, gdy pracownik znalazł nową pracę i zależy mu na szybszym odejściu, a pracodawca nie widzi przeszkód w jego wcześniejszym zwolnieniu z obowiązków.

Zwolnienie ze świadczenia pracy

W okresie wypowiedzenia pracodawca ma prawo jednostronnie zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy (art. 36[2] Kodeksu pracy). Decyzja ta leży wyłącznie w gestii pracodawcy i nie wymaga zgody pracownika. W okresie tego zwolnienia pracownik zachowuje pełne prawo do wynagrodzenia, obliczanego tak jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Rozwiązanie to jest powszechnie stosowane w praktyce, zwłaszcza gdy pracownik odchodzi do konkurencji, ma dostęp do tajemnic przedsiębiorstwa lub gdy jego obecność w firmie po złożeniu wypowiedzenia mogłaby wpływać demotywująco na resztę zespołu.

Dni na poszukiwanie pracy

Warto również pamiętać, że w okresie co najmniej dwutygodniowego wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Wymiar tego zwolnienia wynosi:

2 dni robocze – przy okresie wypowiedzenia wynoszącym 2 tygodnie lub 1 miesiąc,
3 dni robocze – przy okresie wypowiedzenia wynoszącym 3 miesiące.

Uprawnienie to przysługuje wyłącznie wtedy, gdy to pracodawca wypowiedział umowę o pracę. Pracownik nie może z niego skorzystać, jeśli sam złożył wypowiedzenie lub umowa rozwiązała się za porozumieniem stron.

Szczególna ochrona przed wypowiedzeniem umowy o pracę

Polskie prawo pracy w sposób szczególny chroni niektóre grupy pracowników przed utratą zatrudnienia. W okresie tej ochrony pracodawca nie może jednostronnie wypowiedzieć umowy o pracę, chyba że zachodzą nadzwyczajne okoliczności, takie jak ogłoszenie upadłości lub likwidacji zakładu pracy. Ochrona ta dotyczy przede wszystkim:

Pracowników w wieku przedemerytalnym – zgodnie z art. 39 Kodeksu pracy, pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku.
Kobiet w ciąży oraz pracowników w okresie urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego – ochrona ta ma charakter bezwzględny i uniemożliwia rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem przez pracodawcę, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z ich winy (zwolnienie dyscyplinarne), a reprezentująca pracownika zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę.
Pracowników w czasie usprawiedliwionej nieobecności w pracy – zgodnie z art. 41 Kodeksu pracy, pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy (np. zwolnienia lekarskiego), jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

Warto podkreślić, że ochrona przed wypowiedzeniem w czasie choroby (zwolnienia lekarskiego) działa tylko wtedy, gdy oświadczenie o wypowiedzeniu zostało złożone w trakcie nieobecności pracownika. Jeśli pracodawca wręczył wypowiedzenie, gdy pracownik był obecny w pracy, a ten jeszcze tego samego dnia udał się do lekarza i otrzymał zwolnienie lekarskie, wypowiedzenie pozostaje w pełni skuteczne i bieg okresu wypowiedzenia nie zostaje przerwany.

Wypowiedzenie zmieniające – specyfika i okresy wypowiedzenia

Wypowiedzenie umowy o pracę nie zawsze musi prowadzić do całkowitego zakończenia stosunku pracy. Pracodawca może również skorzystać z instytucji wypowiedzenia zmieniającego, uregulowanej w art. 42 Kodeksu pracy. Służy ono do jednostronnej zmiany istotnych warunków umowy, takich jak rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wymiar czasu pracy czy wysokość wynagrodzenia.

Do wypowiedzenia zmieniającego stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu definitywnym. Oznacza to, że pracodawca musi zachować takie same okresy wypowiedzenia (2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące) oraz formę pisemną z pouczeniem o prawie odwołania do sądu pracy. Ponadto, jeśli wypowiedzenie dotyczy umowy na czas nieokreślony, pracodawca musi wskazać konkretną i rzeczywistą przyczynę uzasadniającą zmianę warunków.

Pracownik ma czas na podjęcie decyzji o przyjęciu lub odrzuceniu nowych warunków do połowy okresu wypowiedzenia. Jeśli przed upływem tego terminu nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził na nie zgodę, a po upływie okresu wypowiedzenia nowe warunki wchodzą w życie. Jeżeli natomiast pracownik odmówi przyjęcia nowych warunków, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia. Odmowa ta skutkuje tym, że wypowiedzenie zmieniające przekształca się w wypowiedzenie definitywne (rozwiązujące stosunek pracy).

Odwołanie do sądu pracy – terminy i uprawnienia pracownika

W przypadku, gdy pracownik uważa, że wypowiedzenie umowy o pracę nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa pracy (np. zastosowano błędny, zbyt krótki okres wypowiedzenia, nie zachowano formy pisemnej, nie wskazano przyczyny przy umowie na czas nieokreślony lub przyczyna ta jest nieprawdziwa), przysługuje mu prawo wniesienia odwołania do sądu pracy.

Zgodnie z art. 264 § 1 Kodeksu pracy, odwołanie od wypowiedzenia umowy o pracę wnosi się do sądu pracy w terminie 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę o pracę. Jest to termin zawity, co oznacza, że jego przekroczenie bez usprawiedliwionej przyczyny skutkuje odrzuceniem pozwu przez sąd. W pozwie pracownik może domagać się uznania wypowiedzenia za bezskuteczne (jeżeli umowa jeszcze się nie rozwiązała), przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach (jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu) lub odszkodowania za niezgodne z prawem rozwiązanie stosunku pracy.

Wysokość odszkodowania w przypadku umowy na czas nieokreślony wynosi co do zasady równowartość wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, nie mniej jednak niż za okres wypowiedzenia. W przypadku umów na czas określony odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas, do którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia.

Najczęstsze błędy i ryzyka prawne

W praktyce kadrowej często dochodzi do błędów przy ustalaniu i obliczaniu okresów wypowiedzenia. Do najczęstszych z nich należą:

Błędne obliczenie stażu pracy – pomijanie wcześniejszych okresów zatrudnienia u tego samego pracodawcy lub nieuwzględnianie przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę.
Zastosowanie zbyt krótkiego okresu wypowiedzenia – np. wręczenie wypowiedzenia jednomiesięcznego zamiast trzymiesięcznego. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 49 Kodeksu pracy, umowa rozwiązuje się z upływem okresu wymaganego, a pracownikowi przysługuje wynagrodzenie do końca tego okresu.
Niewłaściwe określenie daty rozwiązania umowy – np. wskazanie połowy miesiąca jako terminu zakończenia stosunku pracy przy okresie miesięcznym. Sąd pracy w razie sporu uzna, że umowa rozwiązała się z końcem miesiąca.
Ustne wypowiedzenie umowy – Kodeks pracy wymaga formy pisemnej dla oświadczenia o wypowiedzeniu. Choć wypowiedzenie ustne jest skuteczne (prowadzi do rozwiązania umowy), to jest ono wadliwe prawnie i daje pracownikowi mocną podstawę do odwołania się do sądu pracy i żądania odszkodowania lub przywrócenia do pracy.

Praktyczny przykład obliczania okresu wypowiedzenia

Aby lepiej zobrazować omawiane zasady, posłużmy się praktycznym przykładem. Pan Jan został zatrudniony w firmie XYZ na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony od dnia 15 maja 2021 roku. W dniu 10 października 2023 roku pracodawca postanowił wypowiedzieć mu umowę o pracę.

Krok 1: Ustalenie stażu pracy. Pan Jan pracował w firmie od 15 maja 2021 r. do 10 października 2023 r., co daje okres 2 lat, 4 miesięcy i 25 dni. Ponieważ staż ten jest krótszy niż 3 lata, ale dłuższy niż 6 miesięcy, właściwym okresem wypowiedzenia jest 1 miesiąc.

Krok 2: Ustalenie momentu rozpoczęcia i zakończenia biegu wypowiedzenia. Pracodawca wręczył wypowiedzenie 10 października 2023 r. Okres wypowiedzenia liczony w miesiącach rozpoczyna swój bieg 1 listopada 2023 r. i upływa w ostatnim dniu miesiąca, czyli 30 listopada 2023 r. Z tym dniem stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu.

Co jednak stałoby się, gdyby Pan Jan pracował w firmie od 15 maja 2020 roku? Wówczas w dniu 10 października 2023 roku jego staż pracy wynosiłby 3 lata, 4 miesiące i 25 dni. W takim przypadku właściwym okresem wypowiedzenia byłyby 3 miesiące. Wypowiedzenie wręczone 10 października 2023 r. skutkowałoby rozwiązaniem umowy z dniem 31 stycznia 2024 r.

Podsumowanie

Tematyka okresów wypowiedzenia umów o pracę wymaga od obu stron stosunku pracy dużej uważności i precyzji. Kluczem do uniknięcia sporów przed sądem pracy jest dokładna weryfikacja zakładowego stażu pracy oraz bezwzględne przestrzeganie ustawowych terminów i formy składania oświadczeń woli. Pracodawcy powinni pamiętać o rzetelnym prowadzeniu akt osobowych, a pracownicy o przysługujących im prawach, takich jak dni na poszukiwanie pracy czy prawo do wynagrodzenia w okresie zwolnienia ze świadczenia pracy. Wszelkie odstępstwa od norm kodeksowych na niekorzyść pracownika są z mocy prawa nieważne, dlatego znajomość przepisów stanowi najlepszą ochronę interesów obu stron.